Qu’est-ce que le « contrat augmenté » et pourquoi faire ?
Dans cet article, les experts de Alf vous proposent un panorama des avantages qu’apportent les nouvelles technologies pour augmenter vos contrats et en faciliter leur exécution. Que vous soyez professionnel du droit ou gestionnaire de sociétés, si vous souhaitez dynamiser votre activité, nous vous invitons à regarder de près ce que ces nouveaux outils peuvent vous apporter.
Conclu entre deux ou plusieurs parties afin de les lier par des obligations et des engagements, le contrat est un document juridique investi d’une certaine sacralité. Jusqu’à très récemment, il s’agissait d’un document papier produit en deux exemplaires, imprimé et signé à la main par les contractants qui pouvaient même se déplacer pour cette signature, pour formaliser cet accord.
Pourtant, avec l’arrivée depuis près de deux décennies des nouvelles technologies appliquées aux activités de services et, plus récemment, le développement des legaltech, le contrat traditionnel papier et les séances de signature en présentiel dans de belles salles de réunions, n’ont plus beaucoup de sens – en tout cas pour les contrats de moindre importance.
La digitalisation des directions juridiques au travers des cabinets comptables, entités notariales et gestionnaires d’entreprises, proposent désormais à leurs clients de nouveaux types de contrats, signés en ligne, complétés automatiquement à partir d’une base de données mises à jour en temps réel, commentés et suivis en ligne et partagés avec les interlocuteurs utiles sans avoir à envoyer le moindre email.
Nous parlons d’une nouvelle ère, celle des « contrats augmentés »…
Comment fonctionnent ces contrats augmentés ? Quels sont leurs avantages et dans quelle mesure permettent-ils d’être plus efficace pour votre activité ?
Fiabilité, rapidité, économie : les atouts de la dématérialisation
Depuis mars 2000, la loi dispose que la signature électronique a la même valeur légale que la signature manuscrite. Cela est vrai à condition que le procédé utilisé pour identifier le signataire soit fiable et garantisse le lien avec l’acte concerné. La signature électronique repose ainsi sur un contrat électronique permettant de vérifier l’intégrité du document et de sa signature.
Accords de confidentialité, devis, contrats, accords, facture : opter pour la signature électronique, c’est s’épargner des coûts divers (déplacement, impression, courrier, etc.) et en second lieu gagner en rapidité puisque l’on peut signer le contrat depuis n’importe quel lieu et en quelques clics.
La signature électronique répond aux enjeux actuels de mobilité, de protection de l’environnement, dans un contexte internationalisé.
L’efficience de la signature électronique sur la signature manuscrite
La signature électronique présente de nombreux avantages. En réalité, elle est considérée par certains comme supérieure sur la signature manuscrite dans la mesure où elle procède d’un protocole informatique sécurisé à un instant T et unique. Dès lors, la signature électronique est inaltérable, infalsifiable, non réutilisable.
Côté signataire, plusieurs options peuvent être proposées pour authentifier son identité, ce qui apporte une certaine souplesse au processus.
La signature électronique ne s’applique pas seulement aux documents administratifs et légaux. Il peut s’agir de sécuriser les échanges mails, du paiement des factures, de l’accès à des sites, de la réponse à des appels d’offres, etc.
Preuve de l’efficacité de ces contrats augmentés, la plupart des acteurs clé d’aujourd’hui, que ce soit dans les secteurs de l’assurance, de la banque ou encore de la formation, proposent systématiquement à leurs clients de signer électroniquement leurs documents. Et de nombreuses start-up utilisent des services proposant des signatures électroniques. Les legaltech pour leur part, incluent désormais ces outils en API dans leurs plateformes pour en faciliter l’accès directement.
Les autres services ?
Si elle est devenue incontournable, la signature électronique a inspiré de nombreux autres services utiles autour de la conclusion et de la génération d’un contrat, sans oublier son exécution.
En effet, un contrat est un projet en tant que tel, il faut identifier les parties, les bons signataires, déterminer les éléments du contrat, sa rédaction fait souvent l’objet d’âpres échanges entre les interlocuteurs et enfin, son exécution requiert de l’attention, des échanges, des précisions, ces accords pour tempérer certaines dispositions ou des aménagements, et enfin, il se termine.
Toutes ces étapes sont désormais examinées de près par tous les entrepreneurs legaltech afin de simplifier ces processus et ainsi faciliter le travail de suivi qu’il nécessite.
Chez Alf, nous choisissons minutieusement les outils dont ont besoin nos clients pour leur faciliter les flux de travail, nous connectons des bases de données publiques pour une vérification plus simple et rapide des informations officielles d’une entreprise par exemple, nous ajoutons une vérification en temps réel du BODACC pour s’assurer que le cocontractant n’est pas déjà en liquidation judiciaire, nous intégrons également des outils métiers tels que l’accès sur la même interface à un outil de signature électronique (Docusign par exemple), un système de paiement en ligne (Stripe) ou encore l’accès au stockage des documents dans un coffre-fort électronique (CDC) ou de partager les documents et les instructions avec vos interlocuteurs au fil de l’état d’avancement de la vie du contrat’ etc. Enfin, il est stocké de manière sécurisée et vous n’aurez plus jamais à le renommer, car vous bénéficiez d’une charte de nommage personnalisée et appliquée à tous vos documents.
Les nouveaux usages des contrats augmentés et les perspectives de la blockchain
Les nouveaux contrats augmentés proposent fonctionnalités très intéressantes pour les professionnels du droit. Ainsi, vous avez la possibilité de recevoir des alertes automatiques pour les clients qui n’auraient pas signé dans les temps les documents attendus. Ou bien, vous pouvez choisir d’automatiser les workflows d’envoi des documents à signer pour une procédure contractuelle plus complexe, « en cascade ». Les solutions juridiques proposées sont connectées et s’intègrent donc aux outils que vous possédez déjà, qu’il s’agisse de cloud ou de CRM commerciaux. Vous prenez dès lors de la hauteur de vue, et automatisez vos procédures.
Grâce aux API (interface de programmation), il est possible de construire des contrats augmentés sur-mesure, en intégrant un module de signature aux documents. Pour les secteurs de l’immobilier, ces solutions sont particulièrement intéressantes. Et l’avenir, sans doute, d’une partie de la legaltech se situe dans l’utilisation de la blockchain. Cette technologie décentralisée, en effet, permet d’authentifier chaque document et de garder la trace de toutes les transactions sans passer par un tiers. Rendez-vous dans un an ou deux pour faire le bilan des avancées dans ce domaine.
Pour conclure, aujourd’hui, le document papier signé en présence des parties prenantes n’est plus de mise que pour des cas très particuliers, souvent relatifs aux actes notariés. La signature électronique, fiable et infalsifiable, permet de faire des économies, d’agir plus sereinement, et de conclure votre accord sans contrainte de temps ou de lieu. N’hésitez pas à l’adopter, et à examiner de plus près les avantages possibles de ces contrats augmentés pour votre activité, à travers par exemple la constitution de modules sur-mesure de signature à ajouter à vos modèles de documents, ou encore l’automatisation de vos flux de travail interne.
Pour notre part, Alf, intègre des fonctionnalités et des outils métiers de référence pour vous permettre, sur une seule interface, de signer et de suivre vos documents et contrats. Vous pouvez créer vos contrats augmentés sur Alf et connecter tous les outils utiles comme des légos, selon vos besoins et dans l’absolu respect de votre savoir-faire. Nous sommes entrés dans l’ère des relations juridiques augmentées, découvrez-nous !
Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.
Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf