Cinq moyens d’économiser 60% de votre journée avec l’automatisation juridique
Les avocats ne consacrent que 2,3 heures par jour aux heures facturables selon une étude publiée sur le site Law.com. Une grande partie de la journée, soit jusqu’à 60 %, est consacrée à la rédaction de documents administratifs et à la documentation juridique.
Chaque semaine, en moyenne, un avocat reçoit ou partage entre 50 et 70 documents.
La rationalisation des workflows liés à cette documentation notamment, mais également toutes les vérifications juridiques et administratives devant être faites, peut faire gagner du temps aux avocats, leur permet de facturer davantage d’heures et les aide à gérer plus rapidement toute la documentation dont ils sont garants.
L’automatisation des échanges et la transparence des informations se conjuguent pour aider les avocats à libérer du temps dans leurs agendas. Ce gain de temps leur permet de se consacrer au coeur de leur métier, le conseil, la stratégie, préparer un dossier contentieux, examiner des pièces ou échanger avec leurs clients pour mieux comprendre leurs besoins etc.
Les plateformes collaboratives pour les professionnels du droit comme Alf permettent de gérer les « irritants chronophages », ainsi les cabinets d’avocats, leurs collaborateurs et leurs clients en tirent tous des nombreux avantages.
Avantage réel de l’utilisation de l’automatisation de la paperasserie juridique
L’automatisation, lorsqu’elle fait appel à un fournisseur tiers, permet un déploiement plus rapide, des coûts initiaux réduits et un système éprouvé qui peut profiter à une entreprise. Les avantages de l’automatisation juridique sont les suivants :
Gain de temps
Interrogés, les cabinets d’avocats ont répondu à la question suivante ;
L’automatisation de leurs documents juridiques peut-elle les aider à améliorer leur productivité ?
Environ 71 % des cabinets ont déclaré que l’automatisation leur permettait d’accroître à la fois leur rentabilité et leur productivité.
« Le temps, c’est de l’argent », et lorsque le temps peut être consacré à conseiller des clients à fort potentiel ou à essayer de représenter des clients sur des affaires juridiques complexes ou prestigieuses, cela peut être extrêmement rentable pour les cabinets.
Les bons outils sont faciles à intégrer dans les systèmes actuels pour permettre un déploiement rapide et une courbe d’apprentissage plus faible pour les employés. Si l’automatisation implique un investissement initial, il faut également tenir compte de la rentabilité à son terme.
Rentabilité
Les économies de coûts se présentent sous de nombreuses formes, la bonne plate-forme d’automatisation permettant de réduire les coûts :
- Tâches manuelles
- Coûts informatiques
- Perte de productivité
Alf permet de réduire les tâches manuelles de 40 %, d’épargner aux entreprises deux heures perdues par jour et par personne et de réaliser une économie annuelle moyenne de 10 000 euros rien que pour les coûts informatiques.
En intégrant des solutions d’automatisation, les coûts d’investissement sont rapidement compensés grâce au gain de temps et à la réduction des heures perdues par jour par les employés.
Il est économiquement intéressant d’utiliser l’automatisation des solutions juridiques dans les cabinets d’avocats chaque fois que cela est possible. Étant donné que la documentation juridique représente le travail accompli la plus grande partie de la journée.
Satisfaction clients
Les clients satisfaits sont des clients qui reviennent. Lorsque l’automatisation est en place, il est possible de créer une forme de normalisation et d’améliorer la qualité. La satisfaction des clients augmente lorsque le même travail juridique est produit plus rapidement et avec une meilleure qualité.
La même enquête, citée ci-dessus, demandait également si les clients apprécieraient davantage d’automatisation dans un cabinet,
47 % ont répondu que les clients apprécient l’automatisation juridique lorsqu’elle est proposée par leur conseil.
Il est important de noter que beaucoup de cabinets n’ont pas encore pleinement utilisé les outils d’automatisation.
L’utilisation maximale d’un outil riche en fonctionnalités pourrait aider de nombreuses personnes interrogées à économiser encore plus de temps et d’argent. Une plateforme juridique facile à utiliser, offrant une interface propre et s’intégrant à d’autres systèmes est un outil que les cabinets juridiques peuvent intégrer plus profondément dans leurs activités quotidiennes et leurs offres de services.
Plus de cohérence dans votre expertise
L’automatisation est une question d’efficacité. Lorsque les bons workflows sont automatisés, et que l’humain est remis au centre pour rester maître de ces workflows, il est possible de maintenir un niveau plus élevé de cohérence entre tous les domaines de pratique et auprès des clients. La cohérence et le partage d’information permettant d’assurer un niveau de qualité supérieur des services et missions traitées par les collaborateurs.
La configuration initiale de la plateforme est essentielle et permettra à l’erreur humaine de jouer un rôle moins important dans les activités quotidiennes de votre cabinet.
Réduit les risques
L’automatisation réduit les risques liés à la conformité juridique, garantissant que la documentation est correctement gérée et que des procédures sont en place pour suivre les directives légales.
L’erreur humaine peut entraîner une augmentation du risque, mais le recours à un certain degré d’automatisation permet de garantir des workflows rationnels avec une marge d’erreur très réduite.
Il y a également moins de risques liés à la péremption des documents juridiques.
La réduction des risques atténue les problèmes juridiques potentiels pour les cabinets d’avocats tout en améliorant la satisfaction des clients.
Le choix de la plateforme et de ses potentielles évolutions, selon son axe de développement, permet aux cabinets juridiques de :
- Composer des workflows des dossiers et des formulaires intelligents
- Communiquer avec les clients via l’automatisation du courrier électronique
- Fournir des mises à jour rapides sur les progrès en temps réel
- Organiser les documents par le biais de la classification
- Approuver, vérifier, archiver et centraliser la documentation
- Collaborer au sein des équipes pour rationaliser le workflow
- Connectez-vous via votre site existant
- Offrir une signature électronique, se connecter aux courriers électroniques, accepter un paiement, stocker des données et s’authentifier
- Beaucoup plus
L’automatisation aide les cabinets juridiques à donner un sens aux centaines – ou plus – de documents qu’ils reçoivent chaque semaine. Lorsque tous les services et la gestion de la documentation peuvent être utilisés à partir d’un tableau de bord central, cela libère du temps consacré aux documents, ce qui permet aux cabinets de se concentrer davantage sur les travaux à forte valeur ajoutée.
Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.
Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf