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Les 5 étapes clefs d’une transformation numérique réussie pour les professionnels du droit

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Photo : Vectorjuice

Vous considérez qu’il est urgent pour votre structure d’entamer sa transformation numérique ?

Vous souhaitez traiter plus efficacement les tâches quotidiennes, trop gourmandes en temps et en énergie ?
Passer à l’étape suivante est une bonne décision : elle montre la vitalité de votre entité. Il s’agit de dynamiser votre environnement de travail, de gagner en efficience dans les processus, de recueillir, de traiter et stocker vos données internes et externes avec plus de transparence. Les outils robotiques permettent d’affiner la vision stratégique des dirigeants et donne la possibilité et de concentrer l’énergie de chaque collaborateur sur son cœur de métier.
Toutefois, la mutation d’un métier et de son système d’information n’est pas anodine. Il convient d’être attentif à la manière dont vous conduisez votre transformation digitale. Comment éviter les écueils et impairs en la matière ?

Voici les étapes à suivre, recommandées par nos experts, pour une transition digitale réussie.

1. « Must have »

Pour que le projet soit un succès, dans le temps, il est important de noter qu’il doit être cohérent avec la vision long terme de développement de votre organisation. A titre d’exemple, les plus grands dirigeants japonais – connus pour leur sens de l’organisation – travaillent sur la vision de leur entreprise sur 5 générations… 500 ans (!).
Il est indispensable de prévoir l’intérêt du projet à court, moyen et long terme pour en envisager tous ses aspects, au fil de l’intégration des outils que vous aurez choisis.  
Regarder ce que vos concurrents directs ou indirects peut être une source d’inspiration et d’idées nouvelles. Laissez-vous rêver l’espace d’une réunion ou d’un café avec vos collaborateurs, ces échanges ouvriront la porte de nombreuses idées intéressantes, plus ou moins facilement réalisables. Et ils permettront de mieux déterminer si le ou les outils sélectionnés vous accompagneront à court ou long terme. 

2. Se préparer en amont

La préparation est le maître mot pour toute transformation réussie. Quelle que soit la taille de votre entité, renouveler vos outils va avoir un impact sur votre système d’information interne, et sur la façon dont vos collaborateurs travaillent. Les processus qui vous sont familiers vont changer.
Il est donc indispensable de préparer le terrain avec tous vos collaborateurs.

Pour commencer, recensez vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Rencontrez les porteurs de solution dans plusieurs secteurs, testez différents outils, échangez avec les équipes, pour appréhender la solution qui vous correspond le mieux.

Au sein de votre organisation, désignez un interlocuteur pour assurer le rôle de chef de projet de cette transition. Technophile et bienveillant, cet interlocuteur devra avoir de bonnes capacités de coordinateur et de communication. Idéalement il connaît plusieurs métiers exercés au sein de votre organisation et il maîtrise les enjeux de votre activité, les besoins des clients et surtout la vision à long terme de l’intérêt de cette solution pour vos équipes. 

Son rôle – à temps plein ou en plus de ses autres missions – consistera à accompagner les équipes sur le plan technique et humain, en veillant leur bien-être le temps que les nouveaux usages soient compris, intégrés et enfin adoptés.

3. Communiquer, former et informer

Auprès de chaque personne de votre équipe, veillez à ce que l’information utile circule clairement avant, pendant et après la transition vers vos nouveaux outils numériques.

  • Fixez une première réunion pour présenter la nouvelle solution et le calendrier de son déploiement. 
  • Soyez à l’écoute des questions de vos collaborateurs. 
  • À chaque étape, informez des évolutions et accompagnez le changement.
    NB : Vous pouvez mettre en place un « Wiki » ou un chatbot ou un tableau excel pour répondre aux questions récurrentes et rédiger un « guide pratique » accessible sur des outils collaboratifs disponibles sur Gsuite, MS pack et d’autres plus récents comme Notion. 
  • Formez vos collaborateurs !
    La mise en pratique est le seul moyen d’apprendre et de retenir des nouvelles compétences et de s’adapter au changement.
    N’oubliez pas que vos collaborateurs ont développé des habitudes de travail de longue date et qui fonctionnent. Personne n’aime le changement et surtout en Europe, on aime ce que l’on connait bien, même si c’est imparfait. La formation, l’accompagnement pas à pas est une clé pour permettre à chacun de s’adapter à ces nouvelles méthodes d’échange et de partage des connaissances.
    Ces séquences de formation seront en outre l’occasion de favoriser les échanges et la solidarité de votre équipe dans un moment de transition, potentiellement stressant. 
  • Documentez les questions fréquentes dans des FAq facilement consultables.
    Pour tous, les nouveaux et anciens collaborateurs, réfléchir et échanger sur les questions utiles pour s’approprier l’outil est un moment de partage mais aussi un temps pour réfléchir collectivement sur l’intérêt de l’outil pour tous et les usages qu’ils souhaient en faire. Car in fine, cette transition est indispensable pour l’évolution de votre organisation, mais ce sont vos collaborateurs qui vont l’utiliser au quotidien.Aussi, construisez des FAQ, toutes les questions et les réponses recueillies par le chef de projet lors des échanges avec les équipes.

NB : Mettez-les en pièces jointes dans votre WIKI et proposez aux plus réfractaires au changement d’en assurer l’exhaustivité.  C’est une bonne manière de les inspirer et de leur permettre de réfléchir à toutes les questions pièges qui devront être réglées rapidement pour assurer le succès du projet.

4. Veiller à la sécurité et la compliance avec le RGPD

Toute transformation, migration, affectant les données de votre entreprise est sensible. Assurez-vous que le prestataire de services que vous choisissez respecte le cadre imposé par le RGPD. 

Entré en vigueur en mai 2018, le Règlement général sur la protection des données doit être respecté à la lettre, sous peine de sanctions pouvant atteindre 20 millions d’euros et 4% de votre chiffre d’affaire. 

Discutez-en avec vos pourvoyeurs de solutions, pour éviter de mauvaises surprises. Plusieurs solutions, comme Alf, ont été mises au point par des avocats : ces outils respectent la RGPD « by design », ce qui peut permettre d’avancer avec l’esprit serein. Communiquez d’autre part avec votre responsable informatique sur la manière dont vos fichiers clients seront gérés. Si la taille de votre entité le permet, désignez un DPO (Délégué à la protection des données) : ce collaborateur aura pour mission de vous informer et conseiller, de vérifier la bonne application de la RGDP et d’assurer le cas échéant les communications avec la CNIL. 

Toutes les ressources sur la CNIL et les contrats/clauses à envisager sont disponibles ici

5. Assurer le suivi et anticiper les évolutions

Votre transformation digitale s’est déroulée sans embûches ? Félicitations ! Pour autant, le travail n’est pas terminé. Il va s’agir à présent d’assurer le suivi d’une part, et d’autre part d’anticiper les évolutions de votre plateforme. Cela signifie que vous allez vous assurer dans la durée – à différentes échelles : celle du mois, du trimestre, du semestre et de l’année – que vos collaborateurs sont à l’aise avec les outils et processus mis en place. 

Vous pouvez recenser leurs différents retours et avis, afin d’anticiper les évolutions. C’est le second point : si en effet votre entité continue à se développer, vous allez devoir intégrer de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils correspondant à vos nouveaux besoins. Là encore, essayez d’anticiper et de bien prendre la mesure de la fiabilité et de la solidité des outils que vous utilisez, pour pouvoir grandir avec eux et qu’ils soient en mesure d’accompagner votre croissance. 

Pour conclure, aucune transformation digitale, même avec un outil « clé en main », ne peut se faire sans un minimum de préparation et d’anticipation. C’est d’ailleurs l’occasion de prendre une respiration, de faire le point sur votre cœur de métier et sur votre vision de la croissance, votre organisation à plus ou moins long terme. 

Le second mot clé est celui de la “communication” : communiquez à chaque étape avec vos collaborateurs pour que la transition intervienne le plus sereinement possible et pour tous. Et puisque que la mise en pratique vaut mieux que la théorie, proposez à vos collaborateurs des formations. C’est aussi une garantie pour éviter les « boulettes » par la suite ! Enfin, assurez le suivi et veillez à la fiabilité et à la solidité de la solution choisie.

Chez Alf, nous sommes conformes au RGPD « by design », et nos clients nous font confiance avec plus de cinq années d’expérience dans l’automatisation des tâches administratives et légales.