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3 exemples de workflows juridiques pour les professionnels du droit

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Photo : Vectorjuice

Pour les avocats ou experts comptables d’aujourd’hui, l’automatisation juridique joue un rôle de plus en plus important. A la fois pour gagner en productivité tout de suite, mais aussi pour préparer les évolutions à venir des métiers du droit et du chiffre.

L’importance que prend la « legal automation » ne va cesser de progresser dans les années à venir. En effet, cette technologie peut être d’une très grande aide auprès des cabinets d’avocats ou d’expertise comptable pour gagner fortement en productivité, faire des économies et apporter encore plus de valeur-ajoutée et de satisfaction à leurs clients, notamment par un service en conseils et en accompagnement amélioré.

Cependant, il n’est pas toujours facile de comprendre comment la création de workflows automatisés pour la réalisation de tâches juridiques peut aider un cabinet à améliorer sa productivité et à renforcer la satisfaction clients.

Voyons ensemble plus précisément de quoi l’on parle lorsque l’on évoque le terme « workflow ». Puis, découvrons 3 exemples de workflows pour des cabinets d’avocats ou d’experts-comptables.


Un workflow, c’est quoi exactement ?

La définition type d’un workflow, que l’on peut traduire en français par flux de travail, consiste à représenter sous forme de flux l’ensemble des opérations à réaliser pour accomplir des tâches ou activités regroupées en un même processus métier.

Ainsi, un workflow sert à décrire l’ensemble des actions et des tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus, d’en définir les intervenants, les délais, les modes de validation et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche.

Ainsi, avec l’avènement des nouvelles technologies, les workflows permettent d’automatiser un grand nombre de tâches administratives et/ou chronophages afin de gagner en productivité.

Intégrer de tels systèmes de gestion et d’automatisation de workflows pour les métiers du droit et du chiffre nous amène évoquer le principe de « legal automation ».

La legal automation, c’est tout simplement l’utilisation de nouvelles technologies liées aux LegalTech pour déployer des workflows dans les métiers juridiques.


La legal automation, un des grands enjeux de ces prochaines années pour les métiers du droit et du chiffre

Si les nouvelles technologies et les nouvelles organisations de travail apportées par la LegalTech ont pu dans un premier temps faire peur les professionnels de ce domaine d’activité, il est aujourd’hui de mieux en mieux compris que la numérisation des métiers juridiques et du chiffre n’a pas pour vocation de remplacer les avocats, juristes, comptables…

Par contre, comme dans tous les domaines d’activité, la digitalisation de notre monde et les avancées technologiques en termes d’intelligence artificielle et d’automatisation nous obligent à nous adapter et à revoir nos prestations de service.

Il est de ce fait nécessaire de réfléchir dès aujourd’hui aux évolutions à apporter dans l’organisation de votre cabinet ou de votre département afin de repenser les prestations de service à apporter à vos clients.

Il va sans dire que le développement des offres de conseil et d’accompagnement sont généralement mis en avant pour utiliser au mieux ces gains de productivité.

Maintenant que nous savons ce qu’est un workflow et en quoi ils sont si importants pour les métiers juridiques et des chiffres, analysons quelques exemples de workflows automatisés dans ces deux domaines d’activité :


3 exemples de workflows pour des cabinets d’avocats et d’expertise comptable


Un workflow pour créer une SARL en 7 jours

Une des tâches les plus fréquentes pour un expert-comptable consiste à créer des statuts pour la création d’une entreprise.

La SARL (Société à Responsabilité Limitée) est une forme de société très appréciée par les commerçants. Cette forme de société permet d’attribuer un régime social et fiscal favorable pour les époux qui travaillent dans le commerce.

Imaginez être en mesure de créer une SARL en 7 jours avec un minimum d’efforts.

Pour cela, vous pouvez créer un scénario automatisé depuis le début du processus. Vous commencez par remplir un simple questionnaire qui regroupe toutes les informations nécessaires : nom de la société, activité principale, nombre de salariés, le montant du capital social, le nom du CEO, l’adresse, le numéro de téléphone… ainsi que toutes les pièces justificatives nécessaires (pièce d’identité, justificatif de domicile…).

Ensuite, un email sera envoyé pour demander aux personnes concernées de valider les différents documents et statuts créés automatiquement directement sur la plateforme d’automatisation.

Tout le processus peut ainsi être automatisé et intégré digitalement, jusqu’à la signature des statuts et même la publication de ceux-ci dans un journal d’annonce légal.

Ainsi, un outil comme Alf permet de centraliser toutes les informations nécessaires à la création de statuts, de créer et centraliser les documents automatiquement, alerter les interlocuteurs extérieurs par email lorsqu’ils ont une action à effectuer…


Un workflow pour envoyer automatiquement les invitations d’une assemblée générale

Le rôle de l’assemblée générale des actionnaires est de se prononcer sur les décisions de la société et notamment sur l’approbation des comptes et l’affectation du résultat de la société lors de l’assemblée annuelle. Toutefois, le vote des associés peut également intervenir pour prendre des décisions plus ponctuelles.

La convocation ou invitation à une assemblée générale (AG) doit être transmise à tous les participants avant la tenue de la réunion. Le non-respect des formalités entourant l’expédition de ce document expose à de sévères sanctions.

Afin d’éviter tout risque d’erreur ou de non-respect des délais, vous pouvez avec ALF automatiser intégralement l’envoi d’invitations à une assemblée générale.

Il s’agit d’une démarche en plusieurs étapes qui vous permet dans un premier temps de rentrer toutes les informations nécessaires sur la société concernée, faites valider les documents et envoyez-les à qui de droit pour les signer.

Puis envoyez les invitations aux invités. Et tout cela quasiment automatiquement grâce aux différentes tâches comme la signature électronique, les notifications automatiques ou encore l’envoi de d’emails automatiques.


Changement d’adresse du siège social

Les raisons pour lesquelles le siège social peut être transféré sont multiples : la proximité entre la résidence personnelle du représentant légal et le siège social, la recherche de locaux plus spacieux, la nécessité de s’installer à l’étranger, etc.

Géographiquement, le changement peut intervenir sur le territoire du même greffe du tribunal de commerce, ou peut provenir de celui d’un autre greffe ou même d’un pays étranger. En théorie, le changement entraîne un changement d’adresse du siège social figurant dans les statuts. Cela nécessite une décision de transfert préalable et une modification correspondante des articles ; les deux décisions doivent être prises par les organes de la société détenant ce pouvoir.

Pour automatiser une telle procédure, commencez par remplir un questionnaire pour générer les statuts. Puis envoyez automatiquement le document aux personnes qui doivent valider le document. Si c’est un service que vous vendez, vous pouvez faire intervenir le paiement à ce moment-là en ligne. Les documents nécessaires pour finaliser les formalités sont ensuite générés et les documents à envoyer à la banque automatiquement transmis. Les documents à jour sont ensuite envoyés aux signataires, la banque est invitée à se connecter sur la plateforme ALF et la demande d’ouverture de compte séquestre à votre banque automatiquement faite auprès de votre banque.

Vous pourrez ensuite télécharger votre nouvel IBAN, recevrez un mail avec les instructions à suivre pour déposer vos fonds.


Les possibilités dépendent de votre activité et de votre créativité

Nous avons vu précisément 3 exemples d’automatisation des tâches juridiques. Et bien entendu, ce type de workflow peut être reproduit sur un grand nombre des missions des experts comptables et des avocats ou services juridiques. Mais pas que ! Cela peut également aider les salariés en interne à travailler plus efficacement et de manière plus synergique les uns avec les autres.

Voici une liste non exhaustive de workflows que vous pourrez automatiser :

  • Un contrat de travail en CDI ou en CDD
  • Une attestation de travail
  • Le dépôt de comptes annuels pour une SAS
  • Le changement de commissaire aux comptes
  • La modification de l’objet social
  • Le changement de nom d’une société

Et le plus incroyable, c’est que vous n’avez aucunement besoin de vous y connaître en informatique pour utiliser ce type de services au quotidien. Ils sont livrés clés en main pour s’intégrer parfaitement à votre écosystème actuel, puis décidez des dates, des résolutions et des détails de l’invitation en personnalisant un modèle.

Par ailleurs, vous pouvez vendre ces services en marque blanche directement à vos clients ou intégrer un outil comme Alf à votre organisation de travail en interne.

L’automatisation des tâches juridiques représente bien une opportunité énorme pour les professions du droit et des chiffres. Vous ne devez pas passer à côté au risque de vous faire distancer par vos concurrents.

Vous souhaitez en discuter et profiter d’une démonstration ? Faites la demande sur le site, nous serons ravis de vous présenter en détail la plateforme Alf.


Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.

Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf


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