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En quoi l’automatisation des processus métier peut aider votre organisation ?

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Sur le marché juridique actuel, où les nouvelles technologies facilitent l’accès aux informations juridiques pour le grand public, les cabinets d’avocats souhaitant rester compétitifs doivent travailler sur l’automatisation de leurs processus métier.

Si l’automatisation des workflows n’est pas une nouveauté, elle l’est pour beaucoup dans le secteur juridique, initialement réticent aux LegalTech. Cependant, ce marché est en plein essor aujourd’hui. De plus en plus d’organisations et notamment de cabinets juridiques et financiers choisissent d’automatiser certaines tâches.

Nous allons dans un premier temps définir ce que l’on entend par « automatisation d’un workflow » avant de voir quels en sont les avantages et les applications spécifiques dans le secteur juridique. Vous souhaitez devenir un précurseur dans le domaine du droit, lisez bien cet article !


Définition de l’automatisation d’un workflow

Réaliser manuellement un certain nombre de tâches pour un cabinet juridique ou financier comporte de nombreux problèmes. Ces tâches sont généralement très chronophages, réduisant la productivité des employés du cabinet et limitant le nombre d’heures de travail à forte valeur ajoutée mis à disposition des clients finaux.

Certaines actions comme la rédaction de contrats, la validation de ceux-ci, la recherche juridique ou encore la gestion de documents sont extrêmement longues et génèrent un risque d’erreur humaine.

L’automatisation des workflows récurrents peut alléger le temps passé par vos équipes sur ces tâches chronophages.

L’automatisation d’un workflow peut être définie de la sorte : il s’agit d’une action qui consiste à automatiser un processus métier courant en utilisant des logiciels d’automatisation des opérations métier multi-étapes et reproductibles. Cette solution juridique peut être employée comme stratégie autonome afin d’améliorer l’efficacité de votre entreprise, ou être combinée à des initiatives globales de gestion des processus métier.

Les solutions d’automatisation de workflow sont généralement complexes et construites spécifiquement pour répondre aux besoins d’une entreprise.

L’utilisation d’un logiciel d’automatisation va reproduire de manière automatisée certaines interactions entre les humains et les machines. Le logiciel peut rechercher, interpréter, communiquer et traiter des informations, imitant ainsi un humain mais plus rapidement et plus efficacement.

Utiliser une telle solution évite également certains risques d’erreur pour effectuer des tâches banales et fastidieuses. Elle ne nécessite aucun matériel auxiliaire et peut être compatible avec la technologie existante de votre entreprise, ce qui réduit le coût de l’investissement tout en permettant une hausse importante de la productivité. L’automatisation permet de copier-coller des données, de déplacer des fichiers, de remplir des formulaires, d’envoyer des emails, de notifier certaines personnes lorsqu’elles doivent valider un document, d’effectuer des calculs…

Voyons maintenant quels avantages votre cabinet peut tirer de ce mode d’organisation :


Les avantages de l’automatisation de vos workflows récurrents pour votre organisation

Toutes les industries se lancent progressivement dans l’automatisation des processus métier, conscientes de sa valeur. Il s’agit d’une technologie qui devient particulièrement convoitée au vu de son potentiel à transformer et améliorer de manière significative notre façon de travailler. Après avoir illustré avec succès ce mode de fonctionnement dans les secteurs des ressources humaines, des services à la clientèle ou encore des assurances, il est temps pour le secteur juridique et des chiffres de prendre conscience de l’opportunité que représente l’automatisation des processus métier.

Voici quelques-uns des nombreux avantages que cette technologie peut avoir pour votre entreprise ou votre cabinet :

Limiter les risques juridiques

Les coûts liés aux risques juridiques peuvent constituer une somme importante pour les entreprises qui travaillent dans le domaine juridique.

L’automatisation des workflows récurrents peut vous aider à réduire le nombre d’interventions humaines sur un ensemble de tâches et donc générer moins d’erreurs.

Un tel système peut par exemple grandement simplifier la rédaction de contrats en les créant automatiquement après avoir rempli un formulaire qui reprend tous les éléments du contrat à modifier par des informations personnelles.

Par ailleurs, de telles solutions peuvent vous aider à sécuriser vos dossiers dans un espace protégé et à sécuriser les dossiers déposés aux autorités.

Enfin, si vous avez une date butoir pour déposer un dossier, l’automatisation des workflows peut vous aider à accélérer la procédure en alertant l’ensemble des parties prenantes lorsqu’elles doivent intervenir sur un dossier. Encore une fois, vous limitez les risques de pénalités et/ou d’erreurs si vous n’avez pas eu le temps de faire vérifier un contrat par exemple.

Ainsi, l’automatisation des workflows récurrents permet de limiter les erreurs humaines, faciliter la sécurisation des documents et mieux générer les délais et dates butoirs.

Gagner en productivité

Bien entendu, comme nous l’avons vu précédemment, cette automatisation à travers une plateforme juridique vous aidera à faire l’économie de nombreuses heures de travail en tâches administratives et chronophages.

Par exemple, vous pourrez gagner beaucoup de temps en rédaction de contrats ou en temps de validation. Par ailleurs, mettre de telles procédures en place peut limiter le nombre de contacts redondants par email ou par téléphone lorsque vous devez demander une information ou faire valider un document par exemple.

Imaginez mettre en place un workflow (ou scénario) automatisé qui vous aide à rédiger automatiquement un contrat à l’aide d’un modèle et d’un formulaire, qui prévienne les autres intervenants du dossier lorsqu’ils doivent interagir avec vous, qui envoie automatiquement un email lorsque ceci est nécessaire ou encore qui vous aide à regrouper toutes les ressources pour le cabinet au même endroit.

En moyenne, on estime que la mise en place de telles pratiques peut faire gagner l’équivalent d’un jour de travail par semaine par collaborateur.

Faciliter les échanges

Un autre grand avantage que peut vous fournir un logiciel d’automatisation de workflow concerne les échanges entre collaborateurs. Le partage de connaissances et l’échange d’informations pourra être facilité grâce à ce mode de fonctionnement.

Par exemple, il est possible de regrouper toutes les recherches internes à un même endroit et en faciliter la diffusion entre collaborateurs par un système d’alerte dès qu’un collaborateur complète certains documents par des recherches complémentaires.

Améliorer la satisfaction clients

Naturellement, gagner en productivité est une occasion pour vous d’améliorer la satisfaction de vos clients.

Cela vous donnera la possibilité de vous concentrer sur votre cœur de métier et les missions sur lesquelles vous pouvez apporter le plus de valeur à vos clients.

Par ailleurs, l’automatisation de vos workflows récurrents sera aussi l’occasion d’apporter plus de transparence dans le suivi des dossiers, de mieux répondre aux nouveaux besoins que peuvent exprimer les clients et de les fidéliser à long terme.

Mais mettre en place une telle organisation vous aidera également à mieux préparer l’avenir sur le long terme.


Quel lien existe-t-il entre la gestion des processus métier et l’automatisation ?

Lorsqu’il s’agit d’automatisation des processus des entreprises, il ne fait aucun doute que la technologie a un rôle énorme à jouer. En automatisant certaines tâches et certains processus, les entreprises peuvent économiser du temps et de l’argent, et améliorer leur efficacité. Mais qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM), et comment est-elle liée à l’automatisation ?

La BPM est la pratique de la gestion et de l’optimisation des processus métier à l’aide de la technologie. Elle peut impliquer l’utilisation de logiciels de gestion des contrats pour automatiser des tâches, ou l’utilisation d’analyses de données pour améliorer l’efficacité. En améliorant l’efficacité des processus, les sociétés peuvent gagner du temps et de l’argent, et améliorer le service à leur clientèle.

L’un des avantages de la BPM est qu’elle est adaptée pour répondre aux besoins spécifiques d’une structure. Il existe une variété d’outils logiciels qui peuvent aider les cabinets à automatiser leurs processus. Et en utilisant l’analyse des données, les entreprises peuvent identifier les domaines dans lesquels elles peuvent améliorer leur efficacité et apporter des changements en conséquence.

Le lien entre l’automatisation et la BPM est clair : l’automatisation aide les entreprises à optimiser leurs processus, tandis que la BPM aide les entreprises à tirer le meilleur parti des outils d’automatisation. En combinant ces deux technologies, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et améliorer leurs résultats.

Comment l’automatisation des processus métier améliore le service apporté à la clientèle de votre organisation ?

L’automatisation des processus métier peut contribuer à améliorer le service rendu à votre clientèle de plusieurs façons. D’abord, elle peut aider à accélérer le processus de réponse aux demandes de la clientèle. Cela peut se faire en automatisant des tâches telles que la récupération automatique de données sur les clients dans une base de données ou l’acheminement des demandes des clients vers l’agent approprié.

Une autre façon de faire est de s’assurer que toutes les interactions avec la clientèle sont cohérentes. Cela peut se faire en automatisant des tâches telles que la création et l’application de politiques de service client ou de scripts standard que les chargés de dossier doivent suivre lorsqu’ils interagissent avec les clients. L’automatisation de ces tâches peut contribuer à garantir que les clients reçoivent toujours le même niveau de service, quel que soit leur interlocuteur ou le moment où ils contactent le cabinet.

Enfin, l’automatisation des processus métier donne aux chargés de dossier plus de temps pour se concentrer sur les problèmes complexes. En automatisant des tâches telles que la saisie de données ou les demandes de renseignements de routine, ils peuvent consacrer plus de temps à répondre aux besoins des clients qui nécessitent une assistance plus spécialisée. Cela peut non seulement améliorer la satisfaction de la clientèle, mais aussi contribuer à réduire le nombre de tickets d’assistance à traiter.

En conclusion, l’automatisation des processus métier peut jouer un rôle clé dans l’amélioration du service client. En accélérant le processus de réponse aux clients, en assurant la cohérence des interactions et en libérant le temps des équipes pour qu’ils puissent se concentrer sur les problèmes complexes, l’automatisation des processus métier peut aider les cabinets à offrir une meilleure expérience client.

Dans un premier temps, les LegalTech permettent notamment de gagner en productivité et en efficacité. Elles impactent ainsi l’organisation des cabinets d’avocats, d’experts comptables ou encore les offices de notaires. Mais sur le long terme, ces nouvelles technologies transformeront les missions mêmes de ces métiers. L’intelligence artificielle associée à la robotisation et à l’automatisation changeront totalement les besoins des clients. Par exemple, ceux-ci auront accès bien plus facilement à des informations juridiques qu’ils ne peuvent aujourd’hui utiliser convenablement qu’avec l’aide d’un professionnel du droit.

Ainsi, les missions à venir seront certainement de plus en plus orientées vers des prestations de conseil et d’accompagnement. Améliorer dès aujourd’hui la productivité de votre cabinet en mettant en place un système d’automatisation de vos workflows aidera votre organisation à préparer sereinement l’avenir.

Avec le temps gagné grâce aux gains de productivité, vous pourrez dès à présent réfléchir et développer de nouvelles missions pour votre entreprise.


Et vous, où en êtes-vous dans l’automatisation des workflows récurrents ?

Alf, une solution d’automatisation et de création de workflows juridiques no-code.

Imaginez pouvoir mettre en place tout ce que nous avons vu précédemment dans cet article sans aucune connaissance technique.

Alf vous permet de construire des workflows intelligents en associant différentes tâches automatisées (comme les documents automatisés ou l’envoi d’emails automatiques par exemple) et en y intégrant de nombreux services (comme docusign pour la signature électronique, Stripe pour le paiement ou encore IDcheck.io pour vérifier les identités…).

Vous souhaitez en savoir plus et découvrir comment faire passer votre cabinet à la version 2.0 ? Demandez une démonstration complète de Alf pour mieux comprendre comment cette solution peut vous aider à digitaliser votre cabinet !


Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.

Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf


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