Comment améliorer la productivité de votre secrétariat juridique grâce à l’automatisation ?
L’innovation dans notre monde du numérique et de l’intelligence artificielle ne cesse de s’accélérer.
Internet ne s’est réellement développé qu’à partir de la fin des années 1990. Et pourtant, il a déjà bouleversé nos sociétés et nos modes d’organisation.
Depuis quelques années dans le domaine du droit et des chiffres, les LegalTech s’inscrivent également comme une onde de choc auprès des professions juridiques et du chiffre.
Qu’il s’agisse du métier de juriste, avocat, expert-comptable ou secrétaire juridique, la façon de travailler et les missions attendues de ces professions évoluent d’année en année.
Si ces technologies ont souvent été vues avec réticence par les avocats et les experts comptables dans un premier temps, les gains de productivité qu’elles apportent sont au final une opportunité incroyable d’améliorer la plus-value apportée aux clients en distinguant les tâches qui peuvent être automatisées de celles qui, à forte valeur ajoutée, ne peuvent l’être.
Le secrétariat juridique ne fait pas exception à cette tendance. Voyons dans cet article comment évolue le secrétariat juridique à l’ère des LegalTech. Quelles tâches peuvent être automatisées et comment le métier évolue-t-il ?
Le secrétariat juridique, un rôle pour les cabinets d’avocats et d’experts comptables
Un secrétaire juridique (ou assistant(e) juridique) a pour mission d’assurer les tâches habituelles d’un secrétariat adapté au domaine de l’activité du droit et du chiffre.
En fonction de l’organisation du cabinet et du niveau de qualification du/de la secrétaire juridique, il peut avoir un rôle d’assistant ou être un véritable secrétaire de direction.
Outre la gestion des plannings et l’emploi du temps des juristes pour qui il travaille, un secrétaire juridique intervient également sur le pan administratif du cabinet. Par exemple, il pourra traiter le courrier et les emails du cabinet, mettre en forme les actes (conclusions, rôle, contrats, procès-verbaux, Assemblées générales…)
Le secrétariat juridique pourra aussi aider à la gestion des dossiers et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision des différentes missions en cours.
En un mot, les secrétaires juridiques maintiennent l’efficacité de toutes les procédures administratives et la gestion des dossiers afin de garantir fiabilité et cohérence au sein de la structure où ils exercent.
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Un métier amené à évoluer avec l’automatisation des tâches juridiques
L’automatisation des tâches à travers des solutions juridiques consiste à utiliser des outils et technologies qui permettent aux équipes juridiques de rationaliser leur travail et de gagner en productivité en automatisant un ensemble de tâches. Grâce à l’automatisation des tâches via des plateformes juridiques, les équipes gagneront en productivité et le cabinet améliorera sa rentabilité.
L’intelligence artificielle et les technologies d’automatisation juridiques ne cessant de se développer, les tâches avec moins de valeur ajoutée pour le client final mais pour autant essentielles au bon fonctionnement du cabinet seront de plus en plus automatisées au fil du temps.
Pour en savoir plus sur l’automatisation des processus métier, lisez cet article
Parmi les différentes actions qui sont aujourd’hui facilement et efficacement automatisables, nous pouvons notamment citer :
- La composition de questionnaires pour récolter toutes les informations nécessaires à la création d’un document ;
- La génération automatique de documents grâce à des modèles personnalisés en fonction des informations récoltées avec les questionnaires ;
- L’avancement automatique des dossiers avec l’envoi automatique de notifications ou d’emails ;
- Le suivi des modifications apportées aux documents en mettant en évidence les champs respectifs et en définissant une étape de validation si nécessaire ;
- La signature électronique des documents et le paiement en ligne ;
- Et bien plus encore.
Tous ces outils ont une influence directe sur les missions des secrétaires juridiques, ce qui leur permettra de gagner beaucoup de temps sur leurs activités.
En effet, un secrétariat juridique travaillant sur de nombreuses tâches administratives, nul doute que cette fonction est directement impactée par l’arrivée des logiciels d’automatisation des tâches juridiques.
Voici quelques exemples de missions sur lesquelles les outils d’automatisation pourront aider les secrétaires juridiques à gagner en efficacité :
Les tâches administratives
Que ce soit pour la gestion des emplois du temps, l’envoi de factures, faire signer des documents ou encore l’invitation à des assemblées générales, toutes ces tâches peuvent être intégralement ou presque remplacées par des outils d’automatisation des tâches.
Les comptes rendus peuvent également être réalisés de manière bien plus simple grâce à des tableaux de bords ergonomiques apportant l’essentiel des informations utiles en un coup d’œil.
Le suivi des dossiers et les relances auprès des clients et collaborateurs
Il est aujourd’hui possible d’intégrer tous les membres d’un dossier à un même workflow (flux de travail). Par exemple, lorsqu’un document est prêt à être vérifié, une notification est envoyée aux avocats ou experts comptables pour les en informer. Lorsqu’un document doit être signé par un client, un email est automatiquement envoyé à celui-ci avec un lien pour qu’il le signe électroniquement en quelques secondes.
Par ailleurs, en centralisant les documents dans un même endroit sécurisé grâce au cloud, la gestion des documents est grandement simplifiée. C’est donc toute l’organisation du cabinet avocat qui se trouve améliorée en profondeur.
La rédaction des actes et des documents
L’intégration de documents intelligents dans une structure permet de gagner énormément de temps sur la rédaction des différents contrats et autres actes.
Grâce aux workflows, il suffit de travailler à partir d’un modèle que vous compléterez automatiquement en répondant en amont à un questionnaire.
Il est de ce fait évident que l’automatisation des tâches juridiques va bouleverser la façon de travailler des secrétaires juridiques dans les années à venir. Mais tous ces gains de productivité vont-ils provoquer la fin de cette profession ?
Est-ce la fin du secrétariat juridique ?
Si ces outils permettront éventuellement aux petits cabinets qui n’ont pas aujourd’hui de secrétaire juridique à l’heure actuelle de continuer à s’en passer, qu’en est-il des cabinets qui ont aujourd’hui un secrétariat juridique ?
Une chose est certaine, ce métier sera amené à évoluer au fil du temps. Si la fonction n’est pas amenée à disparaître, ses missions devront évoluer en prenant en compte ces évolutions technologiques.
Le digital a déjà fait évoluer les modes d’organisation des cabinets, et nous n’en sommes qu’au début.
Si les nouvelles missions et compétences demandées par les secrétaires juridiques de demain ne sont pas encore définies, certaines tendances semblent malgré tout se dégager.
La fonction sera certainement moins tournée autour du droit, sauf volonté spécifique de l’employeur. Elle sera certainement beaucoup plus transverse et servira de lien entre les différents associés et services d’une même structure juridique.
Il est probable qu’une hausse des missions dans la gestion et la communication sont aussi des pistes à envisager pour le futur de cette profession.
Connaître les grandes tendances de la legaltech en 2022
Enfin, une chose semble sûre, une bonne maîtrise des outils digitaux sera obligatoire.
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Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.
Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf