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En quoi l’automatisation des processus métier peut aider votre cabinet ?

l'automatisation des processus métier peut aider votre cabinet

Sur le marché juridique actuel, où les nouvelles technologies facilitent l’accès aux informations juridiques pour le grand public, les cabinets d’avocats souhaitant rester compétitifs doivent travailler sur l’automatisation de leurs processus métier.

Si l’automatisation des processus n’est pas une nouveauté, elle l’est pour beaucoup dans le secteur juridique, initialement réticent aux legaltech. Cependant, ce marché est en plein essor aujourd’hui. De plus en plus de cabinets juridiques et financiers choisissent d’automatiser les tâches.

Nous allons dans un premier temps définir ce que l’on entend par « automatisation des processus métier » avant de voir quels en sont les avantages et les applications spécifiques dans le secteur juridique. Vous souhaitez devenir un précurseur dans le domaine du droit, lisez bien cet article !

Définition de l’automatisation des processus métier

Réaliser manuellement un certain nombre de tâches pour un cabinet juridique ou financier comporte de nombreux problèmes. Ces tâches sont généralement très chronophages, réduisant la productivité des employés du cabinet et limitant le nombre d’heures de travail à forte valeur ajoutée mis à disposition des clients finaux.

Certaines actions comme la rédaction de contrats, la validation de ceux-ci, la recherche juridique ou encore la gestion de documents sont extrêmement longues et génèrent un risque d’erreur humaine.

L’automatisation des processus métier peut alléger le temps passé par vos équipes sur ces tâches chronophages.

L’automatisation des processus métier peut être définie de la sorte : il s’agit d’une action qui consiste à automatiser un processus métier courant en utilisant des logiciels d’automatisation des opérations métier multi-étapes et reproductibles. Elle peut être employée comme stratégie autonome afin d’améliorer l’efficacité de votre entreprise, ou être combinée à des initiatives globales de gestion des processus métier.

Les solutions d’automatisation des processus métier sont généralement complexes et construites spécifiquement pour répondre aux besoins d’une entreprise.

L’utilisation d’un logiciel d’automatisation va reproduire de manière automatisée certaines interactions entre les humains et les machines. Le logiciel peut rechercher, interpréter, communiquer et traiter des informations, imitant ainsi un humain mais plus rapidement et plus efficacement.

Utiliser une telle solution évite également certains risques d’erreur pour effectuer des tâches banales et fastidieuses. Elle ne nécessite aucun matériel auxiliaire et peut être compatible avec la technologie existante de votre entreprise, ce qui réduit le coût de l’investissement tout en permettant une hausse importante de la productivité. L’automatisation permet de copier-coller des données, de déplacer des fichiers, de remplir des formulaires, d’envoyer des emails, de notifier certaines personnes lorsqu’elles doivent valider un document, d’effectuer des calculs…

Voyons maintenant quels avantages votre cabinet peut tirer de ce mode d’organisation :

Les avantages de l’automatisation des processus métier pour votre cabinet

l'automatisation des processus métier peut aider votre cabinet

Toutes les industries se lancent progressivement dans l’automatisation des processus métier, conscientes de sa valeur. Il s’agit d’une technologie qui devient particulièrement convoitée au vu de son potentiel à transformer et améliorer de manière significative notre façon de travailler. Après avoir illustré avec succès ce mode de fonctionnement dans les secteurs des ressources humaines, des services à la clientèle ou encore des assurances, il est temps pour le secteur juridique et des chiffres de prendre conscience de l’opportunité que représente l’automatisation des processus métier. Voici quelques-uns des nombreux avantages que cette technologie peut avoir pour votre entreprise ou votre cabinet :

Limiter les risques juridiques

Les coûts liés aux risques juridiques peuvent constituer une somme importante pour les entreprises qui travaillent dans le domaine juridique.

L’automatisation des processus métier peut vous aider à réduire le nombre d’interventions humaines sur un ensemble de tâches et donc générer moins d’erreurs.

Un tel système peut par exemple grandement simplifier la rédaction de contrats en les créant automatiquement après avoir rempli un formulaire qui reprend tous les éléments du contrat à modifier par des informations personnelles.

Par ailleurs, de telles solutions peuvent vous aider à sécuriser vos dossiers dans un espace protégé et à sécuriser les dossiers déposés aux autorités.

Enfin, si vous avez une date butoir pour déposer un dossier, l’automatisation des processus peut vous aider à accélérer la procédure en alertant l’ensemble des parties prenantes lorsqu’elles doivent intervenir sur un dossier. Encore une fois, vous limitez les risques de pénalités et/ou d’erreurs si vous n’avez pas eu le temps de faire vérifier un contrat par exemple.

Ainsi, l’automatisation des processus métier permet de limiter les erreurs humaines, faciliter la sécurisation des documents et mieux générer les délais et dates butoirs.

Gagner en productivité

Bien entendu, comme nous l’avons vu précédemment, l’automatisation des processus métier vous aidera à faire l’économie de nombreuses heures de travail en tâches administratives et chronophages.

Par exemple, vous pourrez gagner beaucoup de temps en rédaction de contrats ou en temps de validation. Par ailleurs, mettre de telles procédures en place peut limiter le nombre de contacts redondants par email ou par téléphone lorsque vous devez demander une information ou faire valider un document par exemple.

Imaginez mettre en place un workflow (ou scénario) automatisé qui vous aide à rédiger automatiquement un contrat à l’aide d’un modèle et d’un formulaire, qui prévienne les autres intervenants du dossier lorsqu’ils doivent interagir avec vous, qui envoie automatiquement un email lorsque ceci est nécessaire ou encore qui vous aide à regrouper toutes les ressources pour le cabinet au même endroit.

En moyenne, on estime que la mise en place de telles pratiques peut faire gagner l’équivalent d’un jour de travail par semaine par collaborateur.

Faciliter les échanges

Un autre grand avantage que peut vous fournir un logiciel d’automatisation des processus métier concerne les échanges entre collaborateurs. Le partage de connaissances et l’échange d’informations pourra être facilité grâce à ce mode de fonctionnement.

Par exemple, il est possible de regrouper toutes les recherches internes à un même endroit et en faciliter la diffusion entre collaborateurs par un système d’alerte dès qu’un collaborateur complète certains documents par des recherches complémentaires.

Améliorer la satisfaction clients

Naturellement, gagner en productivité est une occasion pour vous d’améliorer la satisfaction de vos clients.

Cela vous donnera la possibilité de vous concentrer sur votre cœur de métier et les missions sur lesquelles vous pouvez apporter le plus de valeur à vos clients.

Par ailleurs, l’automatisation des processus métier sera aussi l’occasion d’apporter plus de transparence dans le suivi des dossiers, de mieux répondre aux nouveaux besoins que peuvent exprimer les clients et de les fidéliser à long terme.

Mais mettre en place une telle organisation vous aidera également à mieux préparer l’avenir sur le long terme. Voyons pourquoi.

Commencez à préparer dès aujourd’hui l’avenir des métiers juridiques

Nous le savons, les métiers juridiques et du chiffre sont amenés à connaitre des transformations importantes au niveau de leurs missions dans les années à venir.

Dans un premier temps, les legaltech permettent notamment de gagner en productivité et en efficacité. Elles impactent ainsi l’organisation des cabinets d’avocats, d’experts comptables ou encore les offices de notaires. Mais sur le long terme, ces nouvelles technologies transformeront les missions mêmes de ces métiers. L’intelligence artificielle associée à la robotisation et à l’automatisation changeront totalement les besoins des clients. Par exemple, ceux-ci auront accès bien plus facilement à des informations juridiques qu’ils ne peuvent aujourd’hui utiliser convenablement qu’avec l’aide d’un professionnel du droit.

Ainsi, les missions à venir seront certainement de plus en plus orientées vers des prestations de conseil et d’accompagnement. Améliorer dès aujourd’hui la productivité de votre cabinet en mettant en place un système d’automatisation des processus métier aidera votre cabinet à préparer sereinement l’avenir.

Avec le temps gagné grâce aux gains de productivité, vous pourrez dès à présent réfléchir et développer de nouvelles missions pour votre entreprise.

Et vous, où en êtes-vous dans l’automatisation des processus métier de votre entreprise ou cabinet ?    

Alf, une solution d’automatisation et de création de workflow juridiques no code

Imaginez pouvoir mettre en place tout ce que nous avons vu précédemment dans cet article sans aucune connaissance technique.

Alf vous permet de construire des workflows intelligents en associant différentes tâches automatisées (comme les documents automatisés ou l’envoi d’emails automatiques par exemple) et en y intégrant de nombreux services (comme docusign pour la signature électronique, Stripe pour le paiement ou encore IDcheck.io pour vérifier les identités…)

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