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Faire la différence entre un outil de gestion de documents, un outil de gestion de workflows et une plateforme de management juridique ?

différents outils

Si les évolutions technologiques bouleversent en profondeur des modes de fonctionnement, elles visent toujours in fine une réalité de terrain. C’est face à l’ampleur des échanges chronophages et au manque de centralisation des données intra entreprise qu’Alf a mis au point son offre de service. Plus que d’organiser le télétravail et d’ajuster ainsi vos besoins, nos différents outils contribuent grandement à l’expansion de votre efficience opérationnelle.

Quels peuvent donc être ces bénéfices ? Quelle est la complémentarité apportée par un outil de gestion de documents, un outil de gestion worflows et une plateforme de management juridique ?

Constats et enjeux de taille

Cette facilité de communication apportée par internet a permis une plus grande fluidité dans les échanges. De manière très factuelle, les emails intra entreprise en sont malheureusement devenus étouffants. Trop nombreux, chronophages et à faible valeur ajoutée, ils concernent les appels de suivi, des mails de relance, des mises à jour des équipes et sont bien souvent porteurs de charge mentale. Leur spectre est large et recoupe des situations de secrétariat juridique, formalités administratives, conformité KYC, gestion du personnel, gestion des clients et contentieux récurrents.

On considère que 50% de ces messages sont inutiles. Sur un plan plus chiffré, ils ont un coût et ont été estimé par une étude à hauteur de 150 euros par jour. Au niveau annuel, ils engendrent une perte de revenu de 10% (Source : LegalTrend Report of Clio 2019). Au-delà d’être inutiles ou chronophages, les enjeux liés à ce type de conversation engendrent un cercle quasi vicieux néfaste à l’entreprise puisqu’il a des répercussions sur la rétention d’informations par rapport au client et à leur satisfaction.

Forts de cette lacune d’ordre fonctionnel chez bon nombre de nos confrères professionnels du Droit, nous avons ainsi souhaité mettre à contribution la technologie pour vous permettre une meilleure productivité et à la clé une plus grande satisfaction client.

Des apports non négligeables

Nos outils ont spécialement été étudiés pour leur complémentarité. Approchons-les en fonction de leurs intérêts .

Gain de temps

Partant du principe que le temps est précieux et la technologie doit nous permettre de nous en faire gagner, nous avons notamment développé un outil de gestion et génération de documents. Il apporte à nos clients un gain de temps considérable. D’une pierre, deux coups. Il génère et centralise rapidement les documents nécessaires avec l’ensemble d’une équipe et des métiers concernés.

Il vous permet ainsi de générer un modèle de document récurrent tel qu’un recouvrement de créance, une mise en demeure ou une assignation à une injonction de payer.

L’algorithme de notre plateforme de management juridique a été développé spécifiquement par des experts en LegalTech pour vous permettre d’adopter une organisation intelligente des informations et des documents au sein de votre entreprise. Il offre aussi l’opportunité d’un accès instantané aux informations publiques et donc une optimisation de la gestion de votre dossier qui s’étend depuis la création d’un document jusqu’à sa validation ou le partage avec un client.

Enfin, conscients de vos impératifs à devoir jongler avec plusieurs outils, Alf a mis au point des outils compatibles avec vos outils métiers tels que dextre, SAP, Sage, Cegid et Polyact notamment. Vos modes de fonctionnement ne s’en retrouvent donc pas bouleversés. Cette intégration vous permet de garder vos repères et une mise à jour automatique des informations concernant vos clients.

Sécurisation des données

La globalisation des échanges et l’utilisation des nouvelles technologies ont à eux deux signé une croissance exponentielle du nombre de transferts de données hors de France. L’épineuse question du stockage des données sur des serveurs non européens a d’ailleurs fait couler de l’encre pour de bonnes raisons. Qu’on se le dise. En pratique, trop peu ne réalisent l’ampleur des dégâts. Les professionnels du droit – en tant que professions réglementées – ne peuvent pourtant pas ignorer l’intérêt de conserver le stockage de leurs données en un lieu sécurisé. Des garde-fous juridiques ont d’ailleurs été érigés face au risque lié à cette non-maîtrise du lieu de stockage des données. Un transfert de données hors de l’Union européenne et de l’Espace Economique Européen est donc possible mais nécessite de respecter un niveau de protection des données suffisant et approprié entre autres en application de l’article 49 du RGPD. Alf vous apporte la possibilité d’appliquer automatiquement les règles RGPD à l’ensemble des pièces stockées vos dossiers et un accès sous contrôle en fonction des personnes.

Productivité et relation client renforcées

Sécurité, règle de nommage non uniformisé, complexité de la gestion des droits par type de clients ou type de dossiers, affichage standard des dossiers sans véritable ergonomie adaptée… Nous avons cerné vos enjeux. Nous sommes guidés par votre efficience opérationnelle et avons surtout compris que la complexité de suivi pour chaque dossier engendre perte de temps, problèmes de communication, incompréhension, charge mentale et enfin complexité dans vos échanges internes ou avec vos clients.

Notre outil de gestion de workflow vous apporte ainsi l’avantage notable de recevoir des notifications instantanées et donc de vous éviter l’envoi d’un mail et ce qu’il en coûte en termes de temps et de prix.

Enfin, au-delà de l’intérêt d’une simple complétion automatique de documents, vous pouvez enfin désormais suivre étape par étape l’intégralité de l’avancé de votre dossier sans perte de temps avec des relances puisque tout est automatisé. Vous pouvez désormais vous focaliser sur votre rôle de conseil auprès de ses clients.

Il nous a fallu réapprendre à comprendre l’intérêt de communiquer en entreprise pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel de votre savoir-faire. D’un cercle vicieux, nous avons souhaité vous permettre d’adopter un cercle vertueux et ceci toujours à l’aide de la technologie. Il fallait finalement la repenser comme un moyen, non une fin.

Alors, convaincus ? Et si vous aussi vous franchissiez le Rubicon ?

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