Productivité et LegalTech : 5 façons d’améliorer la performance de votre organisation
Lorsque vous travaillez pour une entreprise juridique, vous faites face à une charge de travail importante et surtout à beaucoup de documents à gérer… et le temps manque toujours.
Les solutions sont nombreuses, imparfaites et jusqu’à présent individuelles, basées sur la rigueur, l’organisation et la méthode.
Ainsi, les études disponibles depuis 40 ans ont démontré l’importance pour une entreprise à se fixer des objectifs et à les noter (Pritchard et al., 1988). Cela permet à chacun de se concentrer sur les éléments essentiels et de mettre en place les mesures correctives pour atteindre ces objectifs à l’échelle individuelle. Non seulement vous améliorerez ainsi votre productivité, mais vous serez en mesure d’optimiser les dépenses et le budget de vos projets.
Si ces règles sont possibles individuellement, à l’échelle d’un cabinet ou service juridique, le défi prend une toute autre ampleur.
D’abord, c’est n’est plus une mais plusieurs personnes qui doivent comprendre, accepter et modifier leurs nouvelles méthodes de travail, les objectifs, les décisions et s’accorder pour trouver des correctifs communs. Ensuite, si les startups sont agiles dans ce domaine, les grandes entreprises, ou les PME établies depuis longtemps, ont beaucoup plus de difficultés à identifier puis partager ces objectifs et à mettre en pratique de nouvelles méthodologies de travail de manière cohérente. La bonne nouvelle ?
Désormais, l’évolution technologique propose des solutions juridiques différentes permettant d’agir à plus grande échelle tout en conservant des méthodes de travail éprouvées. Ces solutions n’imposent plus un logiciel rigide auquel tous doivent s’adapter, mais plutôt des solutions adaptables aux méthodes de travail des utilisateurs. Le paradigme s’est inversé, tout en proposant une meilleure rationalisation du travail à accomplir, des échanges et des coûts inhérents à la gestion de dossier.
Quid du marché du juridique ?
Il est compétitif et surtout réfractaire à l’innovation… enfin, jusqu’à présent.
S’il n’est pas toujours possible d’augmenter les tarifs des prestations, les professionnels du droit et du chiffre cherchent des opportunités pour optimiser l’organisation et la productivité de la gestion des dossiers. Ces opportunités permettent de prendre un temps d’avance sur des éventuels “confrères concurrents” et de se positionner comme visionnaire.
Car désormais, l’innovation fait partie des éléments pris en considération par les clients lorsqu’ils choisissent un prestataire de services courants (comptabilité, juridique, paie etc.). par exemple, pour trouver un prestataire, les entrepreneurs de la genY commencent par chercher une solution clés en mains sur internet… puis ils demandent à leur réseau.
Ainsi, l’innovation est un ‘must have’
En effet, l’amélioration de votre productivité permet de proposer un cercle vertueux à vos collaborateurs et à vos clients : plus d’innovation vous permet de gagner du temps sur le traitement des dossiers, avec moins d’erreurs matérielles; donc, vos clients sont plus satisfaits, qui demandent plus d’activité générant plus de revenus.
Pourtant, il n’existe pas un seul type d’innovation qui vous permette de réussir dans les cabinets juridiques où la technologie y est à son apogée.
Pour illustrer cela, voici quelques chiffres : 56 % des cabinets d’avocats comptant 500 avocats où plus ont conscience des opportunités que représentent les nouvelles technologies pour eux. A l’inverse, seulement 21 % des cabinets d’avocats comptant 100 avocats ou moins ont conscience de ces opportunités.
Les progrès dans la LegalTech peuvent vous aider à révolutionner votre cabinet à travers un logiciel de gestion des contrats. Améliorer votre productivité signifie pour vous et votre entreprise plus d’activité, des clients plus satisfaits et des bénéfices plus importants.
Voyons ensemble 5 façons d’améliorer votre productivité grâce à la LegalTech :
1. Automatisation et apprentissage automatique
De nombreuses tâches faites par l’humain sont faciles à réaliser mais très chronophages pour un avocat. Si les robots pourraient remplacer l’automatisation et l’intelligence artificielle (IA) à l’avenir, ces deux technologies présentent toujours des avantages majeurs pour améliorer votre productivité. La plupart des cabinets estiment que l’IA est une aide précieuse pour eux.
Par exemple, 56% des salons organisés par les cabinets d’avocats à l’école du marché de New York ont conclu qu’ils recherchaient des collaborateurs compétents dans les nouvelles technologies et plus précisément dans la legaltech.
En effet, toutes les organisations souhaitant passer à l’échelle ou accroître le nombre de dossiers à traiter doivent mettre en place des ‘procédures’ ou des standards d’organisation et de savoir-faire pour harmoniser la qualité du travail effectué par les équipes. Et ces standards, croissent avec le temps (recouvrement de créances, relances factures, dépôts administratifs, assemblée générale annuelle, contrat de travail, etc.)
A titre d’exemple, les experts legaltechs de Alf identifient en moyenne entre 5 et 8 workflows juridiques récurrents après avoir passé une seule journée chez nos clients. Si on associe ces workflows juridiques aux nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle, alors le bénéfice de ces procédures internes est décuplé. Non seulement il est possible de reproduire ces workflows juridiques à l’infini tout en respectant un savoir-faire interne et la flexibilité nécessaire, mais également, mais surtout, le savoir-faire est optimisé grâce à la connexion à des bases d’information tierces et des outils technologiques innovants permettant de vérifier des informations en quelques secondes, là où manuellement il fallait 10 min.
Alf par exemple connecte toutes les bases de données utiles à l’optimisation en ligne et sur une même interface de toutes les informations et services utiles à l’optimisation de votre savoir-faire (INPI, INSEE, CDC, services experts comme la signature électronique, la génération automatique de documents ou la vérification des identités KYC et KYB).
2. Exploitez vos données
Si l’intuition et l’expérience ont été la principale manière d’analyser la productivité des équipes dans le domaine juridique. Désormais, il est communément admis que l’accès aux données chiffrées est indispensable pour une bonne analyse d’une situation et surtout pour identifier les éléments qui peuvent ou doivent changer.
L’accès aux données objectives d’évaluation permet de comprendre les conséquences financières ou autres issues de méthodes de travail, certes éprouvées, mais anciennes et difficiles à transmettre. Ces analyses sont souvent une clé de lecture utile pour éviter de glisser vers l’échec avec le temps et rapidement vous conduire vers de nouveaux succès. En effet, sans l’accès aux éléments de mesure précis et objectifs de la productivité ou de la performance des équipes, les solutions seront difficiles à trouver et à adopter pour les équipes.
Les données peuvent être de n’importe quel type ; il peut s’agir du nombre de collaborateurs impliqués dans un dossier, du temps passé par dossier ou type de dossier, du nombre de documents à produire, de la répartition des charges de travail ou encore du temps passé sur des documents selon leur importance, etc.
Un rapport indique qu’environ 66 % des cabinets d’avocats ont mis en place un système d’analyse de données pour augmenter leur productivité.
Pour l’anecdote, dans le domaine du sport, le film « le stratège » démontre la vision statistique et empirique mise en place dans le basebaIl américain pour améliorer la performance d’une équipe. Se pourrait-il que les professionnels du droit et du chiffre s’en inspirent pour gagner en efficience.
3. Systèmes de gestion sur le Cloud
L’époque où les avocats travaillaient exclusivement sur des dossiers papier est révolue depuis bien longtemps. Internet a transformé en profondeur la structure des entreprises et notre façon de travailler, peu importe le domaine d’activité.
Le cloud fait partie de ces applications qui n’auraient jamais pu exister sans internet. Le système de gestion juridique a pris beaucoup d’importance grâce à des logiciels comme Alf ou Clio qui apportent des avantages considérables à tous les cabinets qui les utilisent. Peu importe leur taille.
Toutefois, il serait impossible de fournir les services pertinents sans le cloud.
Travailler avec des documents stockés sur le cloud permet d’en faciliter le partage et simplifie grandement le travail collectif sur un même document, permettant notamment de faire des modifications en temps réel.
Reste que le Cloud est perçu par certains professionnels du droit comme présentant un risque pour le maintien de la sécurité de leurs données, dans un contexte règlementaire où ils demeurent responsables de toute violation à la confidentialité de leurs données. Les ordres professionnels ont ainsi pris des mesures et recommandations pour organiser ce recours désormais usuel au stockage des dossiers dans le cloud.
4. Aucune innovation sans adhésion
Chez Alf, nous connections toutes vos sources d’informations pour une exécution plus facile et rapide de vos workflows juridiques. Toutefois, il va sans dire que l’acquisition de compétences en matière d’innovation et d’apprentissage des technologies peut vous aider à mieux comprendre et détecter ces opportunités ou d’autres.
Pour ce faire, nous vous recommandons de créer un environnement de travail où vos employés peuvent facilement parler, partager leurs idées, coopérer pour identifier les ‘irritants’ présents dans leur quotidien et que la technologie peut facilement supprimer en quelques clics.
Mettre en place un tel environnement de travail innovant vous aidera également à recruter de futurs talents et à trouver des sources d’inspirations pour de nouveaux services.
5. Suivi des mesures de productivité = suivi des mesures de dépenses
Si vous souhaitez augmenter votre taux de productivité, il est indispensable de suivre rigoureusement vos données pour mesurer vos progrès (Hauser, 1998). Prenez l’habitude de prendre des notes à la fin de votre journée, en y incluant les aspects positifs et négatifs. Cela peut vous guider pour améliorer votre productivité et vous éviter de perdre du temps.
De même, toutes les dépenses engagées dans chacun de vos dossiers doivent être étudiées rigoureusement. De nombreux cabinets et services juridiques analysent ces informations uniquement lorsqu’elles cessent de travailler avec un client ou lorsque les facturent sont contestées, mais à ce moment-là, il est trop tard pour mettre en place des actions correctives.
Conclusion
Si vous souhaitez étudier votre productivité et l’optimiser, pensez aux nouvelles technologies proposées par les legaltechs.
L’automatisation des workflows juridiques permet de gagner du temps et aide vos équipes à se concentrer sur leur cœur de métier, le conseil, plutôt que sur des tâches récurrentes et fastidieuses nécessitant un traitement manuel. A l’heure du travail à distance et du remplacement des réunions en présentiel par des Zoom, une plateforme juridique sécurisée et installée dans le cloud présente certainement des avantages considérables. Par ailleurs, l’étude de vos données existantes peut certainement vous aider à identifier les opportunités à saisir pour gagner du temps et donc réduire vos coûts. Vous installez ainsi un cercle vertueux de productivité pour vos employés et vos clients.
Le temps avance, et c’est pourquoi il est préférable de s’associer à la technologie avant qu’il ne soit trop tard pour progresser. Les outils et les applications fournis par ces technologies vous aideront certainement à travailler de manière plus productive tout en nécessitant moins de travail.
Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.
Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf
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