5 mesures pour améliorer la productivité au travail
Comment concrètement améliorer la productivité de vos équipes en 5 étapes simples.
Étape 1 : Définir les KPIs de la productivité au travail
Qu’est-ce que le KPI ?
Le KPI (Key Performance Indicator) est un indice d’évaluation des performances pour atteindre l’objectif, qui se traduit par un indicateur de performance clé. Il est souvent demandé dans les domaines liés aux performances des entreprises, tels que la gestion des ventes ou le marketing, mais il est possible de définir des KPI dans n’importe quel domaine et pour n’importe quel poste.
Vous pouvez quantifier ce que vous faites actuellement et ce qui vous manque pour atteindre vos objectifs.
En fixant des KPI, les objectifs sont quantifiés et chacun peut saisir des indicateurs communs, ce qui a l’avantage de faciliter les actions de tous les membres vers des objectifs communs et clairs.
Étape 2 : Éliminer le goulot d’étranglement
Ensuite, il faut trouver la partie de l’ensemble qui présente la plus faible puissance de traitement et la plus faible efficacité, ce qu’on appelle le goulot d’étranglement. Pour identifier les goulets d’étranglement, il est bon de tenir compte des points suivants.
- Des travaux souvent retardés
- Un travail répétitif
- Une tâche récurrente où les mêmes erreurs se produisent souvent
- Un travail qui demande beaucoup de temps
Étape 3 : Examiner les systèmes disponibles
Maintenant que vous connaissez le goulot d’étranglement, il convient de trouver les solutions possibles pour les résoudre.
Par exemple, si une perte de communication se produit en raison d’une communication professionnelle pendant le télétravail et que la productivité est réduite, la solution se trouve par exemple dans le recours à un logiciel de communication collaboratif (chat, Slack, whattsapp, etc)… Puis examiner les fonctionnalités de cette solution pour répondre aux problème adjacents ? Il convient de ne pas négliger les effets de bord inhérents au changement d’usages, mais également aux limites qu’offre la solution envisagée. Whattsapp est certainement le service de chat le plus utilisé en Europe pour échanger avec vos proches, ou encore fixer un rendez-vous mais est-ce pertinent et suffisamment sécurisé pour échanger sur l’issue d’un projet confidentiel ?
La réponse à votre question devrait inclure une anticipation de vos besoins futurs et de la stratégie de développement que vous souhaitez faire accomplir par vos collaborateurs, avec leur assentiment et dans une certaine transparence.
Étape 4 : Automatisez les tâches qui peuvent et simplifier vos flux de travail internes
L’automatisation des flux de travail est un outil qui définit un ensemble de tâches basées sur un processus récurrent et programmé à l’avance, pour des situations identiques. Ce processus fonctionne automatiquement pour ces tâches programmées, sans avoir besoin de l’intervention humaine ou étapes manuelles.
Chaque structure ou organisation mettra en œuvre l’automatisation des flux de travail selon ses besoins et constituera une solution qui allège, notamment, la charge des employés, comme la saisie de données, la validation des documents à signer, des factures et l’attribution des tâches.
L’avantage de l’automatisation des flux de travail est qu’elle peut être une opportunité de ‘repenser’ ces flux internes, éprouvés et peut-être devenus obsolète. La simplification est au coeur de la transformation numérique et de l’automatisation des flux de travail, pour en améliorer l’efficience.
Étape 5 : Partagez-lez objectifs, communiquez sur les changements et exécutez
Une fois que vous connaissez vos objectifs et vos axes d’améliorations, il est temps de les partager en toute transparence avec vos équipes et d’agir.
Des objectifs n’ont pas de sens si vous ne les réalisez pas. Faites en sorte que vos objectifs soient aussi précis que possible. Inscrivez-les en détail dans la liste des choses à faire, partagez-les et exécutez-les un par un. Ne sous-estimez pas l’impact des solutions juridiques numériques. L’intégration de ces plateformes juridiques peut totalement révolutionner l’organisation de votre cabinet avocat ou comptable, et apporter un nouveau souffle à la productivité de votre entreprise.
Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.
Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf