Comment améliorer l’organisation de votre cabinet d’avocat ?
Les cabinets d’avocats et d’expertise comptable ne sont pas forcément les entreprises les plus enclins au changement. Ces deux professions ne sont par exemple pas les plus en avance sur la digitalisation de leurs activités comme de l’organisation d’un cabinet d’avocat.
Pourtant, que ce soit pour des cabinets d’expertise comptable ou des cabinets d’avocats, la concurrence y est très forte en France. En effet, en janvier 2019, il y avait plus de 68 000 avocats (une hausse de 36% en 10 ans) et 21 000 experts-comptables sur l’hexagone.
Par ailleurs, l’arrivée des nouvelles technologies dans le domaine du droit et des chiffres risque de transformer les missions de ces domaines d’activité dans les années à venir.
C’est pourquoi améliorer l’organisation de son cabinet d’avocat ou d’expertise comptable grâce à des solutions juridiques pour se préparer aux différents enjeux à venir nous semble important.
Voyons ensemble les principales raisons qui devraient vous inciter à retravailler l’organisation de votre cabinet ainsi que différentes pistes pour y parvenir :
Pourquoi améliorer l’organisation de votre cabinet d’avocat ?
Les raisons pour lesquelles il peut être important de repenser l’organisation de votre cabinet peuvent être nombreuses. Néanmoins, dans cet article, nous allons nous concentrer sur les raisons liées directement au contexte économique et à la rentabilité de ces entreprises du juridique et de la gestion financière :
Gagner en productivité
Tout d’abord, améliorer l’organisation de votre entreprise doit avoir comme objectif d’augmenter la productivité de vos collaborateurs salariés et de vos associés. Gagner en productivité vous aidera à améliorer votre rentabilité et à dégager du temps pour de nouvelles missions et atteindre de nouveaux objectifs.
Il existe tout un ensemble de dispositifs qui peuvent vous aider à améliorer vos taux de productivité. Avoir recours aux nouvelles technologies dans votre entreprise et automatiser un ensemble de tâches chronophages font partie des principaux axes de développement pour améliorer facilement la productivité de chaque collaborateur dans les domaines du droit et des chiffres. Ces plateformes juridiques améliorent considérablement la dynamique organisationnelle de votre entreprise, mais aussi la qualité de vie de vos salariés.
Faire des économies
Faire des économies ne signifie pas forcément moins dépenser mais avoir une meilleure gestion des budgets. Si vous dépensez le même montant tout en développant votre chiffre d’affaires, le pourcentage des frais du cabinet par rapport à votre chiffre d’affaires en sera automatiquement réduit.
Votre cabinet peut faire des économies à différents niveaux en adoptant une autre stratégie :
Vous pouvez diminuer les charges de votre société relatives aux locaux, aux logiciels utilisés, à votre équipement informatique… Par exemple, vous pourrez faire des économies en passant vos commandes de fournitures et de bureautique auprès de la centrale d’achat du barreau de Paris.
En utilisant les canaux de communication digitaux, les frais pour trouver de nouveaux clients et/ou communiquer sur votre cabinet peuvent aussi être réduits. Par exemple, avoir un site internet qui présente l’ensemble de vos missions pourra, à terme, être plus économique que de donner une plaquette imprimée à vos prospects.
De même, envoyer des cartes de vœux numériques vous coutera moins cher pour un résultat équivalent à des cartes de vœux envoyées par la poste. En plus de réduire vos frais, il s’agit d’une démarche dans l’air du temps qui sera appréciée par la majorité de votre clientèle.
En savoir plus sur la numérisation des cabinets d’avocats et d’experts-comptables
S’adapter aux évolutions à venir
Votre cabinet doit adapter ses missions et son positionnement aux besoins des clients et se présenter auprès d’eux comme un véritable partenaire. En effet, en plus du conseil juridique et technique, le client attend davantage de son avocat ou expert-comptable, notamment en matière de conseil et d’accompagnement. C’est pourquoi gagner en productivité est si important dans l’exercice de votre profession. C’est ce temps gagné qui vous aidera à apporter un accompagnement et des conseils qui feront véritablement la différence par rapport à vos confrères.
Vous pourrez aussi proposer de nouvelles offres selon les nouveaux enjeux de notre époque. Gagner en productivité vous aidera à prendre le temps de réfléchir aux nouvelles prestations susceptibles de répondre aux problématiques de votre clientèle, les missions juridiques qui satisfont les besoins nouveaux des clients, les secteurs économiques à privilégier et ainsi participer au développement de votre structure.
Par ailleurs, si ces missions confiées évoluent, la façon de communiquer et de trouver de nouveaux clients aussi. Nous en avons parlé dans le paragraphe précédent, mais la communication digitale devient de plus en plus essentielle à la survie d’un cabinet. Or bien souvent, l’avocat ne communique pas assez faute de temps. Le gain de productivité obtenu par l’amélioration de l’organisation du cabinet peut vous permettre de dégager du temps pour être plus visible sur internet et toucher de nouveaux prospects.
Enfin, le gain de temps obtenu grâce à la réorganisation du cabinet à travers un logiciel avocat doit permettre d’acquérir de nouvelles compétences afin de conquérir de nouveaux marchés et/ou de développer les services et prestations proposés actuellement. Que ce soit pour conquérir un tout nouveau marché connexe à votre activité principale (par exemple mandataire en transactions immobilières) ou pour développer les services déjà proposés, investir du temps dans la formation, pour vous ou vos collaborateurs (par exemple en suivant une formation dispensée par le Barreau Entrepreneurial de Paris), sera un retour sur investissement rentable à moyen terme.
Ainsi, nous pouvons constater que le cœur des enjeux liés à la ré-organisation d’un cabinet d’avocat ou d’expertise comptable tourne autour des gains de productivité. Ceux-ci permettent de faire des économies et de développer le cabinet grâce à des missions complémentaires.
Nous allons maintenant voir quelques pistes pour vous aider à réorganiser votre cabinet et gagner en productivité étape par étape dans l’exercice de votre profession.
Comment améliorer l’organisation de son cabinet d’avocat : agir sur les facteurs de productivité
Pour réorganiser efficacement votre cabinet, vous devez intégrer à votre réflexion les nouvelles technologies issues de la legaltech et de la legal automation. Longtemps considérés avec réticence par les acteurs du droit, ils sont aujourd’hui perçus comme une véritable opportunité de s’adapter aux évolutions à venir des métiers du droit et de la comptabilité.
Avoir notion de la valeur des tâches
La notion de productivité fait référence à la façon dont la structure se révèle efficace à transformer des facteurs entrants (inputs) en un résultat. Dans le cas du cabinet d’avocats ou d’experts comptables, les inputs constituent le temps de la prestation intellectuelle et le coefficient de valorisation de ce temps, c’est-à-dire le taux horaire.
Mettre en place une organisation visant à maitriser la productivité conduit en premier lieu à une réflexion sur les temps consacrés par tâche et la concentration des actions à forte valeur-ajoutée.
Il est certainement bien plus intéressant de travailler sur la productivité pour créer de la valeur que sur la maitrise des coûts.
De nombreux cabinets ont entrepris des démarches relatives à la stratégie de captation de gains de productivité additionnels, en démarrant une réflexion basée sur ces inputs. Ces travaux amènent à appréhender les facteurs dérivés que sont l’organisation, la motivation ou encore le positionnement, venant au service de l’optimisation de la création de valeur.
Ce qui est à retenir, c’est que pour augmenter la valeur dégagée d’un cabinet d’avocat ou d’expertise comptable, le principal levier consiste à travailler sur l’optimisation des tâches dites « sans valeur ». Il s’agit de faire évoluer au maximum le temps utilisé sur ces tâches « sans valeur » vers des projets productifs à long terme.
Pour y parvenir, l’utilisation de workflows peut être d’une grande aide.
Automatiser vos tâches chronophages grâce à des workflows
Comme nous l’avons vu juste avant, la manière la plus efficace et la plus simple pour développer la valeur générée par votre cabinet consiste à réduire le temps consacré à la rédaction, aux tâches administratives et chronophages. Ces tâches, bien qu’indispensables, ne sont pas la raison de votre valeur-ajoutée pour vos clients.
Apprenez-en plus sur l’automatisation des workflows récurrents.
Vous pouvez mettre en place des workflows automatisés qui vous aideront à gagner en moyenne l’équivalent d’une journée de travail par semaine.
Un workflow, ou flux de travail, représente sous forme de tâches l’ensemble des actions à mener ou opérations à réaliser pour parvenir à un objectif préalablement établi.
En utilisant une plateforme d’automatisation de workflows juridiques telle que Alf, vous serez en mesure de créer des workflows selon vos habitudes de travail et dans le respect de votre savoir-faire.
Si vous êtes expert-comptable, vous pourrez par exemple créer des workflows automatisés pour la création de statuts d’une SARL bien plus rapidement. Par ailleurs, il vous suffira de remplir différentes informations dans un questionnaire pour que la procédure se mette ensuite en place et que les différents intervenants soient prévenus lorsqu’ils ont une tâche à réaliser sur ce workflow.
Pour un avocat, cela vous aidera à gagner énormément de temps sur la rédaction de contrats, par exemple avec des modèles intelligents qui sont mis à jour en fonction des informations données lors de la première étape du workflow, un questionnaire.
Que ce soit la réalisation des contrats, les alertes, l’envoi d’emails, le paiement, la signature électronique ou encore la vérification des documents, tout peut se faire automatiquement du même endroit.
Vous souhaitez discuter des différentes opportunités qu’un logiciel comme Alf peut vous apporter pour améliorer l’organisation de votre société ? Demandez une démo pour que nous en discutions !
Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.
Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf