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Les avantages à automatiser vos tâches juridiques

L’automatisation juridique fait référence aux logiciels qui permettent aux entreprises de rationaliser, d’automatiser et de gérer les tâches juridiques. Elle est devenue de plus en plus populaire ces dernières années, offrant aux cabinets d’avocats et aux départements juridiques d’entreprises un moyen d’optimiser leurs processus et de gagner du temps précieux. Il existe plusieurs formes d’automatisation des tâches juridiques, telles que l’automatisation des documents, la gestion de projets juridiques et l’examen et la validation automatique des documents.

L’automatisation des documents juridiques est un moyen rapide et efficace de créer des documents juridiques standardisés tels que les contrats, les accords et les procédures. Les modèles peuvent être créés pour les différents types de documents, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent en évitant la nécessité de créer chaque document à partir de zéro. Les avocats peuvent simplement remplir les champs de données nécessaires et les informations seront automatiquement insérées dans le document, ce qui permet un gain de temps considérable.

La gestion de projets juridiques est une autre fonctionnalité offerte par l’automatisation des tâches juridiques. Les projets juridiques peuvent être complexes et difficiles à gérer, en particulier lorsque de nombreux avocats et collaborateurs sont impliqués. La gestion de projets automatisée permet de suivre l’avancement du projet, d’attribuer des tâches aux différentes parties prenantes, de fixer des délais et de surveiller les coûts. Les avocats peuvent ainsi se concentrer sur les aspects les plus importants de leur travail, plutôt que de perdre du temps à gérer les détails du projet.

Les avocats et autres entités juridiques doivent souvent examiner et valider un grand nombre de documents juridiques, ce qui peut être un processus fastidieux et chronophage. Les logiciels d’automatisation peuvent être utilisés pour examiner automatiquement les documents et signaler les erreurs et les omissions potentielles. Cela permet aux avocats de se concentrer sur les aspects les plus importants de leur travail et de minimiser les risques d’erreurs.

L’automatisation juridique permet aux équipes juridiques de :

• rationaliser les tâches juridiques
• développer des processus plus intelligents et de meilleure qualité

L’automatisation juridique n’est plus un concept futuriste. Selon une enquête réalisée en 2016 auprès d’avocats et de parajuristes aux États-Unis, environ 22 % de la charge de travail des avocats et 35 % de celle des parajuristes peuvent être automatisés. D’une part, cela nous montre que l’automatisation a un rôle clé à jouer dans le secteur juridique. D’autre part, il est important de noter que presque aucun travail ne peut être entièrement automatisé. Néanmoins, ces solutions juridiques apportent un réel gain de temps.

Malgré tous les avantages que l’automatisation peut apporter, nous sommes encore loin de développer des machines pour remplacer les avocats. On pense souvent à tort que si une partie d’un travail peut être automatisée, le reste suivra immédiatement. En fait, dans presque tous les cas, certains éléments d’une tâche sont faciles à automatiser et d’autres sont impossibles. Par conséquent, les tâches juridiques nécessiteront probablement toujours du capital humain.

Cela dit, il est toutefois difficile de prédire l’impact des nouvelles technologies sur le droit. Même si nous pouvons être sûrs que l’automatisation continuera à transformer les services à travers des plateformes juridiques, il reste à voir comment ces changements se dérouleront exactement.

Importance de l’automatisation juridique :

Les secrétariats juridiques, les cabinets d’avocats, les agents immobiliers, les responsables financiers, etc. sont constamment confrontés au défi de faire plus avec moins. Étant donné que les personnes sont une ressource limitée coûteuse, faire plus se traduit par l’optimisation des processus et de la technologie. Cependant, les services juridiques ne bénéficient que d’un soutien limité, voire inexistant, du point de vue des priorités ou du budget, en ce qui concerne la technologie et, par conséquent, les équipes juridiques continuent de travailler de manière très manuelle.

Il en résulte que les conseillers juridiques doivent effectuer un travail fastidieux, répétitif et de faible valeur, ce qui a pour effet secondaire que le service juridique devient un goulet d’étranglement pour l’entreprise et qu’il manque de visibilité et est incapable de rendre compte des données et des activités juridiques.

Bien que cette réalité ne soit pas nouvelle, les changements contemporains dans l’industrie ont poussé l’attention à se traduire enfin en action.

Ces facteurs moteurs sont notamment les suivants :

• Les réductions budgétaires ou les réductions d’effectifs d’année en année
• Stratégie d’entreprise pour la réduction et la simplification des coûts
• Augmentation du volume de travail juridique à mesure que les entreprises et les environnements réglementaires deviennent plus complexes
• Les services juridiques qui souhaitent passer d’une simple fonction de soutien à une fonction de conseiller stratégique pour l’entreprise

Alors pourquoi parlons-nous d’automatisation juridique ? Parce que, pour dire les choses simplement, elle peut facilement réduire le temps que les services juridiques consacrent aux tâches subalternes. Ils peuvent alors se concentrer ailleurs et travailler à l’amélioration de la satisfaction des clients.

Des disciplines telles que les opérations juridiques (ou « opérations juridiques ») ont vu le jour et les services juridiques fonctionnent comme une entreprise et se concentrent sur l’optimisation de la prestation de services juridiques à leurs clients commerciaux – l’automatisation juridique étant un pilier essentiel pour y parvenir.

La meilleure façon de déployer l’automatisation juridique est d’automatiser tout le travail juridique à faible valeur et à faible risque afin que les avocats puissent se concentrer sur le travail à forte valeur et à haut risque. Il en résulte la création d’activités juridiques sans ou avec peu de contacts, qui redonne du temps aux équipes juridiques et ne les implique que lorsque cela est nécessaire.

Chez Alf, nous avons rencontré cinq cas d’utilisation courante de l’automatisation juridique :

• Réception et triage
  Créer un portail de demande de services juridiques permettant le libre-service et le triage normalisé et automatisé
• Flux d’exécution des documents
  Numériser et faciliter les approbations pour l’exécution des documents, l’examen des contrats et la délégation de pouvoirs (DoA)
• Génération de contrats
  Générer des documents standard tels que les accords de confidentialité, les lettres, les conditions générales et les notes justificatives avec un système de signature
• Génération de contrats en gros
  Créer des centaines de contrats de renouvellement en quelques minutes, sans erreur, grâce à l’automatisation
• Automatisation du conseil juridique et FAQ
  Générer des documents standard tels que les accords de confidentialité, les lettres, les conditions générales et les notes justificatives avec un système de signature

Avantages de l’automatisation juridique :

Ce n’est pas pour rien que l’automatisation juridique est un pilier essentiel de toute opération juridique ou stratégie de transformation juridique. Alors que d’autres technologies juridiques peuvent aider les juristes à organiser et à gérer leur travail, l’automatisation juridique modifie de manière unique le type de travail des services juridiques pour leur permettre de faire vraiment plus avec moins, tout en apportant des améliorations visibles et directes à la prestation de services juridiques à leurs clients commerciaux.

Parmi les avantages de l’automatisation juridique, on peut citer :

• Redonner du temps aux équipes juridiques – recentrer l’équipe juridique sur les tâches à fort impact en créant des parcours automatisés et en libre-service pour les tâches peu complexes.
• Accélérer les délais d’exécution pour les entreprises clientes – éliminer les goulets d’étranglement pour faire avancer les affaires plus rapidement en améliorant l’accessibilité aux services grâce au libre-service tout en réduisant la file d’attente pour les demandes juridiques de grande importance.
• Conformité accrue – améliorer la précision et l’adoption de pratiques et de processus appropriés.
• Standardisation – créer une excellence opérationnelle et une cohérence dans la prestation de services.
• Saisie de données – accéder et rendre compte des données qui ne sont pas saisies dans les méthodes de travail manuelles existantes, comme les courriels et les appels téléphoniques.

La loi est l’une des professions les plus anciennes et souvent résistante au changement, c’est pourquoi la menace imminente de l’automatisation rendant certaines pratiques obsolètes dans le secteur n’est pas une mince préoccupation. Certains des grands cabinets d’avocats les plus tournés vers l’avenir ont tenté de prendre de l’avance en investissant dans des start-ups juridiques afin d’avoir un intérêt dans les perturbations à venir. D’autres semblent tout simplement ignorer le problème – une étude réalisée l’année dernière par PwC a révélé que plus d’un cabinet juridique sur cinq (21) des 100 premiers cabinets britanniques ne sont pas intéressés par l’utilisation de la technologie d’automatisation des processus.

Pour ceux qui ne veulent pas faire l’autruche, il existe des moyens de surmonter les objections qui peuvent surgir au sein des entreprises et de prendre de l’avance – et de la concurrence. Voici quelques mythes qui peuvent être dissipés à propos des processus d’automatisation juridique modernes :

MYTHE 1 : L’AMÉLIORATION DE VOTRE PERSONNEL EST UNE BATAILLE DIFFICILE

De nombreux cabinets d’avocats considèrent que la charge que représente l’adaptation de leur personnel aux nouvelles technologies est intimidante. Après tout, les gens entrent dans la profession juridique pour d’autres raisons que pour devenir compétents dans les plates-formes technologiques. Une étude réalisée par Capgemini l’année dernière a en effet révélé que la formation du personnel aux plates-formes d’automatisation et d’intelligence artificielle n’est envisagée que par une entreprise sur dix. Pour certaines offres sur le marché, c’est une question clé – elles ne sont pas nécessairement intuitives ou faciles à saisir pour des employés non spécialisés. Cependant, il existe une nouvelle génération de systèmes qui adoptent une approche plus accessible, « Apple », pour automatiser les processus de l’entreprise.

Par exemple, la plateforme d’automatisation juridique Alf vous permet de choisir, de créer et de vendre vos propres services en ligne facilement. Le processus est intuitif, ce qui accélère son adoption. En fin de compte, de nombreuses approches établies de l’automatisation sont en fait relativement simples, ne traitant que de questions isolées dans le cadre plus large des activités de l’entreprise. Cette simplicité est souvent masquée par l’inaccessibilité de l’interface. Mais, à mesure que l’automatisation se développe et évolue, la situation change. De même qu’Apple n’a pas réussi à améliorer l’expérience de l’utilisateur dès le départ, l’automatisation juridique apprend au fur et à mesure de son développement.

MYTHE 2 : Authentification du toucher humain requise pour notre tâche

Quoi de plus humain que la loi ? Elle est souvent ancrée dans la compréhension des nuances uniques de l’affaire de chaque client, et donc exceptionnellement compliquée car aucun ensemble de circonstances ne sera exactement le même. Mais ce n’est pas toujours le cas. Lorsqu’il s’agit de contrats de location ou du type de processus répétitif souvent confié aux assistants juridiques, il y a souvent le genre d’actions répétées et dirigées par le processus que l’automatisation peut absolument aider. L’IA fait de grandes percées dans le contrôle des contrats pour vérifier leur conformité avec la RGPD et même la préparation à Brexit.

Historiquement, la plupart des applications d’automatisation ont été déployées pour des processus exactement comme celui-ci – basés sur des tâches, répétitifs et relativement simples. Dans ces cas, les solutions automatisent un seul processus (souvent très bien) mais de manière isolée. Aujourd’hui, les opérations tentent de relier ces processus entre eux et constatent que ces tâches peuvent sembler simples, mais qu’elles sont souvent non linéaires dans la pratique. L’homme sait s’adapter et gérer des tâches complexes – lorsqu’il s’agit d’automatiser le complexe, c’est souvent la pierre d’achoppement.

Plus les technologies se développent, plus nous approfondirons ce problème. Le système numérique Autologin est le système qui ne souffre pas des erreurs technologiques passées. Cela signifie que quel que soit le type de données complexes ou le schéma de workflow. Le comportement coopératif sera maintenu entre les humains et la base de données dans tous les scénarios. Cela signifie essentiellement que les données humaines sont sauvegardées en toute sécurité et peuvent être communiquées à tout moment.

MYTHE 3 : Faire le bon investissement au bon moment :

C’est vrai, la technologie juridique connaît une forte croissance. Il est naturel que les gens veuillent attendre avant de choisir une solution pour éviter de se tromper de cheval, ce qui pourrait s’avérer coûteux. Certains peuvent aussi penser qu’ils ont déjà investi dans des systèmes de gestion de la matière et que cela devrait suffire. Cependant, la nouvelle génération de solutions ne ferme pas nécessairement la porte aux entreprises lorsqu’il s’agit de l’intégration des technologies futures. Alf a une approche sans code et son interface utilisateur par glisser-déposer peut s’intégrer à n’importe quelle base de données, ou à une technologie tierce. L’épreuve du futur est intégrée dans l’ADN du service et toute nouvelle ou alternative peut être facilement échangée. Cela signifie qu’aucun utilisateur n’est tenu de soutenir un seul type de technologie à mesure que le secteur continue à se développer, mais qu’il peut au contraire commencer à trouver des solutions et à réaliser des économies de coûts et de productivité dès le départ.

L’automatisation juridique peut sembler une perspective décourageante pour ceux qui travaillent dans un secteur où la technologie n’est pas souvent appliquée. Cependant, les avantages d’un allègement de la charge de travail des associés, des collaborateurs et des assistants juridiques commencent à être reconnus par l’ensemble des entreprises du secteur juridique. La rentabilité peut être l’un des avantages les plus évidents, mais ce n’est pas le seul. L’un de nos clients a pu économiser des milliers d’heures de travail juridique précieux tout en améliorant les accords sur les niveaux de service et en permettant au personnel de se concentrer sur d’autres domaines de son travail. Il est grand temps que ceux qui ne voient que les obstacles à l’automatisation commencent à reconnaître les avantages qui leur manquent peut-être – pour leur personnel, leurs clients et, en fin de compte, leur propre entreprise.

L’automatisation est en train de remodeler de nombreuses industries. L’automatisation juridique, qui permet de rationaliser les tâches juridiques et d’améliorer les processus, est déjà là. Les juristes internes et les acteurs économiques sont de plus en plus conscients des avantages de l’automatisation pour la productivité. Mais comment faire le saut vers l’automatisation ? Nous vous aidons à trouver la solution d’automatisation qui convient à votre plateforme.

Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.

Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf