10 conseils pour choisir la bonne plateforme d’automatisation juridique pour votre organisation
Usage interne à votre cabinet juridique
Facilité d’utilisation pour automatiser les documents
Le taux de rentabilité de votre produit doit atteindre plus rapidement que prévu ; il doit être rapide et simple. Choisissez une plateforme d’automatisation qui ne nécessite pas de capacités de codage particulières, que les analystes juridiques ou les PSL peuvent utiliser eux-mêmes pour générer un rapport en s’aidant eux-mêmes sans aucune aide de leur équipe informatique. Nous vous recommandons également d’acheter une plateforme d’automatisation juridique qui n’oblige pas l’entreprise qui vend la plateforme à faire elle-même toute l’automatisation pour vous. Nous ne disons pas que pour financer votre automatisation, vous ne devriez pas envisager un modèle externalisé, mais plutôt que vous devriez être en mesure d’apporter vous-mêmes des modifications rapidement et facilement sans avoir à payer la maintenance à la société de la plateforme à chaque fois que vous le faites. Choisissez une solution juridique qui vous permet d’automatiser tous les documents à partir d’un seul endroit, idéalement à partir de Word, car c’est ainsi que les documents auront été préparés en premier lieu. Cela permet de gagner un temps considérable par rapport aux logiciels qui vous obligent à ajouter les variables, à faire les modifications, à télécharger, etc. à partir d’un autre endroit. La digitalisation des directions juridiques vous permet d’exercer votre métier avec plus d’aisance et de facilité.
Apparence et interface utilisateur
La première impression des avocats compte lorsqu’il s’agit de modifier leurs méthodes de travail. Si vous voulez faire croire à ces avocats qu’il s’agit d’une plateforme d’automatisation juridique qui leur facilitera la vie, et pour obtenir une rentabilité des investissements maximal, vous devez les convaincre qu’il s’agit de l’avenir de la rédaction juridique et de l’automatisation, il faut que cela ait l’air bien. Ce point n’est pas une option « douce » qui peut être compromise pour le prix. Ayant aidé de nombreuses entreprises qui avaient déjà connu l’échec de projets d’automatisation, l’opinion des avocats sur cet outil a souvent été le coup de massue – quel que soit le potentiel de la plate-forme. Ce sont des personnes très intelligentes, dont beaucoup sont de la génération X ou Z, et il est essentiel qu’elles fassent confiance à la conception de l’interface utilisateur d’un nouveau produit.
Possibilité de sauvegarder les informations saisies par les juristes
Plusieurs cabinets d’avocats innovants cherchent maintenant des moyens de fournir à leurs clients de meilleures informations de gestion juridique pour les aider à réduire les risques juridiques de leurs clients et, en fin de compte, les dépenses juridiques. En sauvegardant les données que les avocats saisissent dans les questionnaires d’automatisation des documents, les cabinets juridiques peuvent aider leurs clients à repérer les tendances. Par exemple, si un cabinet d’avocats représente un client en défendant toutes ses revendications devant le tribunal du travail, en sauvegardant les informations saisies lors de la préparation des défenses aux revendications, le cabinet d’avocats peut alors communiquer au GC des informations telles que le pourcentage de ces revendications pour licenciement abusif ou discrimination, les secteurs de leur entreprise d’où proviennent ces revendications et éventuellement suggérer où concentrer toute formation ou amélioration. De même, ils peuvent repérer où les avocats choisissent toujours le même poste, ce qui permet au cabinet d’actualiser les banques de précédents et de les rendre continuellement aussi commerciales que possible. Cette capacité permet aux cabinets d’avocats de devenir, comme le dit Richard Susskind, « le garde-fou en haut de la falaise plutôt que l’ambulance en bas ».
Possibilité d’assembler des documents
Considérez ce scénario : Un avocat spécialisé dans l’immobilier est chargé par un client propriétaire de rédiger un nouveau bail pour un locataire. Le locataire va payer une caution de loyer et effectuer quelques modifications. Dans cette situation, sans automatisation des documents, l’avocat va devoir rédiger trois documents – le bail, l’acte de dépôt de loyer et la licence de modification – séparément en insérant les mêmes informations sur les détails des parties, les locaux et autres dans chacun d’entre eux. Grâce à une plateforme d’automatisation des documents comme Alf, qui permet de préparer facilement des suites entières de documents, l’avocat peut préparer les trois documents en même temps sans jamais avoir à répéter deux fois les mêmes informations.
Intégration avec d’autres systèmes
Il est probable que votre cabinet juridique dispose de nombreux autres systèmes contenant des informations précieuses qui pourraient être utiles lorsque vos avocats utilisent l’automatisation des documents. Par exemple, si vous prévoyez d’automatiser vos lettres de mission pour vos clients, il sera utile que la plateforme d’automatisation juridique que vous choisissez puisse extraire des informations de votre système comptable ou si vous disposez d’une plateforme de workflow existante, il sera utile que les questionnaires d’automatisation des documents puissent être insérés dans les étapes pertinentes du workflow, prêts à rédiger les documents lorsque cela sera nécessaire. Il est également utile que le système intègre votre banque de connaissances existante, y compris les ressources externes. Mieux encore, recherchez une plate-forme où les informations insérées dans les premières étapes du workflow peuvent être facilement mises en correspondance avec les questionnaires d’automatisation afin qu’ils soient préremplis lorsque l’avocat les ouvre pour rédiger un document.
Capacité à intégrer les approbations et le workflow
Je pense que le meilleur logiciel d’automatisation des documents qui existe actuellement vous permet d’intégrer une certaine gouvernance et un certain workflow dans vos questionnaires. Les juristes expérimentés peuvent intégrer leurs connaissances dans les questionnaires et le workflow en ajoutant des conseils et des alertes à chaque étape et à chaque question. Cela permet aux juristes débutants de se former par un apprentissage « juste à temps » tout en utilisant les questionnaires et les workflows d’automatisation des documents. En permettant aux cabinets de passer la préparation des premiers projets à un niveau de ressources plus subalterne, ils peuvent également avoir l’avantage supplémentaire d’améliorer encore leur marge. Une équipe peut également mettre en place un workflow d’approbation afin que le travail initial préparé par un junior puisse être vérifié par un superviseur ou lui donner des idées sur la marche à suivre et faire passer les informations saisies d’une étape à l’autre.
Utilisation externe par vos clients
Fonctionnalité orientée vers le client et modèles de tarification appropriés
Souvent, les cabinets d’avocats veulent permettre à leurs clients et à des tiers d’accéder aux questionnaires. Certains le font en tant que nouvelle source de revenus, ou pour le développement des entreprises ou comme outil à valeur ajoutée. Il est important d’examiner dès le départ si votre cabinet pourrait avoir besoin de cette fonctionnalité et de déterminer les frais d’utilisation supplémentaires que l’entreprise d’automatisation juridique pourrait facturer le cas échéant et de les intégrer dans votre plan d’entreprise.
Personnalisation des sous-sites des clients
Il est essentiel que lorsque vos clients se connectent à votre plate-forme d’automatisation juridique, vous leur proposiez une zone clôturée pour leurs seuls documents, qui ne soit pas accessible aux autres clients. Pour cette raison, assurez-vous que la plateforme d’automatisation juridique que vous vous procurez-vous permet de créer des sous-sites. Vous voudrez personnaliser ces sites, peut-être avec la marque de votre client par exemple, pour permettre à ses équipes internes de sentir qu’il fait partie de son système informatique quotidien. Dans l’idéal, vous voudrez le co-marquer pour qu’il soit également un puissant outil de développement commercial, vos clients voyant également le nom et l’image de marque de votre entreprise tous les jours lorsqu’ils utilisent cet outil puissant. Avec la fonction de marque blanche d’Alf, vous pouvez utiliser la vitrine de votre marque pour vos clients.
Possibilité d’intégrer les approbations et le workflow
Cette considération est probablement encore plus importante pour vos clients que pour l’usage de votre propre entreprise. Les clients voudront utiliser l’automatisation des documents pour faciliter la gouvernance interne entre leur entreprise et leur équipe juridique. Par exemple, les clients peuvent souhaiter que l’entreprise produise ses propres contrats de fourniture, à moins que certains éléments déclencheurs ne soient réunis, qui exigeraient que la rédaction et la vérification du contrat soient transmises au service juridique – peut-être la valeur, les conditions de paiement ou la juridiction du fournisseur. En choisissant un logiciel qui permet de mettre en œuvre facilement le workflow et les approbations, vous pourrez aider vos clients à résoudre les problèmes et les questions de capacité de leurs équipes internes de manière beaucoup plus efficace qu’en leur permettant simplement d’automatiser les documents juridiques sans aucune autre fonction.
Capacité à rendre compte aux clients de l’évolution de leurs données
De la même manière que vous pouvez sauvegarder les informations que vos avocats saisissent, comme dans l’exemple du Tribunal du travail ci-dessus, lorsque vous mettez en place l’automatisation des documents pour vos clients, vous pouvez leur demander quelles sont les informations qu’il serait utile de saisir et examiner la meilleure façon de les leur communiquer. Ces informations pourraient-elles être facilement intégrées et affichées dans un tableau de bord en ligne par exemple ?
Recommandations finales de Sabine :
- Parlez à vos pairs dans d’autres cabinets d’avocats
Quel logiciel ont-ils choisi et pourquoi ? Quelles leçons ont-ils tirées ? Que feraient-ils différemment s’ils devaient recommencer ?
- Demandez au fournisseur d’automatisation juridique de votre choix si vous pouvez mener un projet pilote
Choisissez un domaine de votre entreprise à piloter et recueillez les réactions des avocats. Recherchez les domaines d’activité qui présentent soit un volume élevé de transactions similaires, par exemple la gestion d’actifs immobiliers, soit des documents longs et très complexes où, en posant seulement quelques questions, vous pouvez réduire considérablement le volume de rédaction, par exemple les contrats de vente de biens immobiliers ou les accords de facilités bancaires. Faites un lancement en douceur et un lancement à l’échelle de l’entreprise.
- Donnez une marque à votre solution avec Alf
Cela permettra de distinguer votre produit et votre service, plutôt que de se contenter de parler d' »automatisation des documents ». J’entends souvent les avocats faire référence à différentes descriptions, comme « assemblage de documents », « automatisation des documents » et « rédaction automatisée » : en se référant à un seul nom, vos avocats s’engageront plus fortement dans votre solution de marque.
Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.
Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf
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