5 outils de gestion juridique pour aider les professionnels du droit à gagner en productivité
Si vous travaillez dans le domaine du droit et que vous recherchez des outils de gestion et solutions juridiques qui puissent vous aider ainsi que les autres membres de votre cabinet ou service à gagner du temps sur vos tâches chronophages, vous êtes au bon endroit.
Pouvoir travailler depuis n’importe quel endroit grâce au web est devenu une nécessité. Il est donc impératif avec ces nouveaux modes de comportements d’adapter les savoirs faire et processus métiers aux évolutions du marché du travail et aux nouvelles pratiques.
Par ailleurs, entre les nombreux services numériques pouvant servir dans tous les domaines d’activités et ceux spécifiquement reliés à la LegalTech (dont de plus en plus de cabinets d’avocats sont équipés), il est aujourd’hui possible de gagner en temps et en productivité en intégrant ces nouvelles technologies et leurs fonctionnalités au sein de votre organisation.
Mais quels sont les outils les plus adaptés aux professions du droit ?
Nous vous proposons ici un tour d’horizon des 5 outils numériques à intégrer dans votre organisation de travail :
Une solution de stockage de document cloud sécurisée
Le stockage de document cloud en ligne pour améliorer la productivité des métiers du droit et avoir une meilleure gestion des dossiers.
Si vous êtes amené à travailler sur de nombreux documents, factures ou contrats comme c’est généralement le cas quand on est avocat ou expert-comptable, il peut être utile de centraliser l’ensemble de ces dossiers à un même endroit.
C’est une solution qui semble évidente. Pourtant, selon IDC (premier fournisseur mondial de renseignements, de conseils et d’événements sur les marchés des nouvelles technologies de l’information), les travailleurs passent en moyenne 4,5h par semaine à rechercher des écrits originaux au sein de leur entreprise, soit plus de 10% de leur temps de travail en une semaine !
Par ailleurs, vous pourrez avoir accès avec votre équipe de collaborateurs à ces dossiers en ligne depuis n’importe où dès lors que vous avez une connexion internet.
Les systèmes de gestion de dossiers sur le cloud permettent de s’assurer que les fichiers soient correctement organisés et accessibles aux bonnes personnes.
Néanmoins, pour les cabinets d’avocats par exemple, afin qu’une telle solution d’hébergement de documents puisse être adaptée au domaine du droit, assurez-vous qu’elle soit suffisamment sécurisée afin de garantir la confidentialité des informations que vous y stockez. En ce sens, veillez notamment que la solution que vous choisissez soit compatible avec les normes RGPD.
Vous trouverez un large choix de solutions de ce type qui vous permettent de sécuriser sur le cloud l’ensemble de vos documents et contrats et d’y avoir accès depuis n’importe où. Pour gagner en efficacité et rendre l’organisation de votre cabinet d’avocat plus agile.
Un outil de gestion juridique intelligent de management des documents
Parmi les tâches les plus chronophages pour un juriste, comptable ou encore un avocat, se trouve le fait de devoir rédiger les documents et/ou trouver des modèles et les compléter.
Aujourd’hui, il est possible de travailler avec des outils qui vous proposent de générer automatiquement des documents en se basant sur une liste de modèles en stock ce qui vous permet une rédaction accélérée. Mieux encore, il est possible de personnaliser les données de ces documents en un clin d’œil grâce à un système de formulaire qui vous permet de remplir automatiquement et facilement les données à modifier du modèle.
Par ailleurs, gagnez du temps en envoyant automatiquement une alerte aux personnes qui doivent valider le contrat afin qu’elles puissent le faire directement depuis cet outil.
Enfin, un autre grand avantage d’une solution intelligente de management des documents est qu’elle permet de savoir en quelques secondes où en sont vos dossiers, quelles sont les demandes en cours… grâce à un tableau de bord simple et intuitif listant l’essentiel des informations en un seul endroit.
Un système de signature électronique
Aujourd’hui, l’époque des signatures à la main sur un contrat en papier a fait son temps.
Afin d’éviter à votre client et à vous-même les déplacements inutiles ou l’impression, le scan ou le fax de documents pour renvoyer un contrat signé, la meilleure solution consiste à travailler avec un système de signature électronique certifié (niveau de signature ?).
Utiliser un tel outil vous donnera la possibilité de conclure des contrats, des approbations et d’autres accords en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs jours.
Concernant la conformité, la valeur du contrat, des actes juridiques et de la signature est identique à celle d’une signature manuscrite. Cela vous aidera à gagner beaucoup de temps dans la gestion de vos documents et à saisir de nouvelles opportunités (par exemple en élargissant votre périmètre d’action).
Outre les gains considérables de productivité que vous apportera un tel outil, vous serez aussi en mesure de mieux suivre vos dossiers en sachant par exemple quand quelqu’un a consulté un document à signer et en sachant presque instantanément quand celui-ci a été ratifié.
Un logiciel juridique d’automatisation des tâches
Enfin, lorsque vous travaillez dans des fonctions juridiques ou liées à la comptabilité, vous ne traitez presque jamais vos dossiers de manière cloisonnée.
Au contraire, de nombreux intervenants externes peuvent être amenés à intervenir dans un dossier.
Il est tout à fait possible de faire envoyer automatiquement un email au service ou au partenaire compétent (greffier, notaire par exemple) par exemple dès lors qu’un contrat a été signé par votre client et qu’ils doivent à leur tour intervenir sur le dossier.
Mais il est possible d’aller bien plus loin avec un logiciel d’automatisation. Vous pourrez y créer des workflows (ou scénarios en français) qui vous aideront à traiter bien plus rapidement certaines tâches qui peuvent être essentielles mais chronophages et sans réelle valeur ajoutée pour vos clients.
Par exemple, vous pourrez définir dans le logiciel quand publier une annonce légale et faire en sorte que cela se fasse automatiquement après une action donnée, envoyer automatiquement des emails, inviter des collaborateurs à vérifier des documents, des actes, ou encore faire payer après une action donnée vos clients.
Ainsi, avec une dizaine de fonctionnalités de ce type, il est tout à fait possible de créer des scénarios automatisés dans le domaine du droit.
ALF : une solution clé en main regroupant l’ensemble de ces avantages.
Si déployer des solutions comme celles vues précédemment vous intéresse pour numériser votre entreprise et gagner en productivité dans votre activité, vous devriez être particulièrement intéressé par Alf.
En effet, il s’agit d’un service qui vous propose grâce à l’utilisation de l’ensemble des technologies décrites ci-dessus de créer via ces logiciels des scénarios (ou workflows) automatisés intelligents.
Alf est une plateforme collaborative de workflow juridiques à destination des professionnels du droit souhaitant automatiser leurs processus métiers et gagner du temps dans la gestion de leurs dossiers.
Vous serez ainsi en mesure de gagner beaucoup de temps sur la rédaction des documents, en réduisant les temps de validation et en limitant l’envoi d’emails et d’appels téléphoniques pour récupérer des informations que vous n’avez pas.
Par ailleurs, l’aspect collaboratif d’une solution comme Alf aidera votre équipe à travailler plus efficacement ensemble et permettra de réduire le temps de recherches internes à votre cabinet en facilitant le partage des connaissances.
Alors que nous sommes dans une période où les métiers du droit et des finances se numérisent, un grand nombre d’opportunités s’ouvrent aux acteurs de ces domaines d’activité grâce à la LegalTech.
Gagnez en productivité et devenez plus rentable. Mais surtout, en adoptant dès à présent ces nouvelles technologies, soyez précurseur dans votre secteur et préparez-vous aux évolutions à venir sur le moyen/long terme concernant le rôle même de votre métier. Gagner du temps vous aidera ainsi à développer dès aujourd’hui vos activités de conseil et d’accompagnement qui ne cesseront de prendre de l’importance au cours des années.
Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.
Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf
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