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Comment composer votre workflow juridique avec Alf ?

L’automatisation des tâches juridiques est une des principales technologies porteuses de la legaltech en 2022. Si l’automatisation des tâches s’est déjà fortement développée dans de nombreux secteurs d’activité, cette pratique commence seulement à se démocratiser dans le domaine du droit.

Les efforts de transformation numérique dans le secteur juridique arrivent à maturité et l’accent est désormais mis sur l’obtention de résultats pratiques, tangibles et mesurables. Les outils basés sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique étant encore limités dans leurs capacités et utilisation, la transformation digitale dans le domaine juridique a principalement gravité autour de l’automatisation juridique.

Mais qu’est-ce que cette technologie exactement ? Quels en sont les avantages pour les cabinets d’avocats et d’experts comptables ? Concrètement, comment composer votre propre flux d’automatisation de tâches juridiques avec Alf ? C’est tout ce que nous allons voir dans cet article.

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches juridiques ?

L’automatisation des tâches juridiques consiste à utiliser des outils et technologies permettant aux équipes juridiques de rationaliser, d’automatiser et de mesurer différentes tâches à travers des solutions juridiques.

Ainsi, pour automatiser les tâches juridiques, il est important de décomposer les différentes actions d’un processus juridique ou autres tâches généralement effectuées par les professionnels du droit et des chiffres. Puis, il s’agit d’intégrer ces différentes actions à un flux de tâches automatisées grâce à la technologie.

L’automatisation des tâches grâce aux plateformes juridiques permet notamment aux avocats de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée pour lesquelles ils peuvent apporter une valeur ajoutée unique en tant qu’experts, comme les négociations et les conseils stratégiques par exemple.

Comment composer votre propre workflow juridique avec Alf ?

alf est une plateforme de productivité dédiée principalement à l’automatisation des tâches juridiques. Elle vous permet d’automatiser vos processus juridiques en créant vos propres flux de travail à usage interne ou externe. Le tout se fait intuitivement via la plateforme de Alf sans avoir à créer une ligne de code !

Une automatisation basée autour des « jobs »

Pour automatiser vos flux de travail, vous pouvez utiliser différentes fonctionnalités appelées « Jobs » sur la plateforme d’Alf. Chaque flux de travail est composé de différents jobs.

Alf regroupe actuellement 12 actions de ce type que vous pourrez utiliser librement pour créer vos différents flux de travail :

• Le questionnaire : il vous permet de récolter les différentes informations nécessaires à un projet.
• Générer des documents : pour créer automatiquement des documents personnalisés adaptés à vos besoins à partir des données recueillies avec les questionnaires.
• Inviter et partager : collaborez avec vos partenaires en interne ou partagez le processus en cours avec des partenaires externes (par exemple les comptables, la banque, les tribunaux…)
• Effectuer un paiement : fixez un prix pour chacun de vos services et décidez à quel stade du processus vos utilisateurs vous paient.
• Ouvrir des documents : ouvrez des documents générés automatiquement ou téléchargés sur la plateforme de alf sans jamais devoir la quitter.
• Publier une annonce légale : créez et publiez automatiquement vos annonces légales
• Examiner les documents : suivez les modifications apportées aux documents en un coup d’œil.
• Envoyer un courriel : restez en contact avec vos clients et partenaires tout au long du processus en redirigeant des courriels contextuels au préalable pour garantir une meilleure expérience client.
• Signer des documents : connectez-vous via notre fournisseur tiers docusign pour mettre en place la signature électronique de vos documents.
• Inscription/enregistrement : sachez qui accède à la plateforme et aux flux de travail en mettant en place une étape d’authentification pour rester en conformité avec les règlements RGPD.
• Synchroniser les dossiers : créez et synchronisez un hub commun avec les informations des entreprises et personnes afin que toutes les informations soient stockées sur la plateforme et qu’elles n’aient pas à être fournies à nouveau pour les prochaines étapes du flux de travail ou prochains dossiers.

Voyons maintenant concrètement comment mettre en place un flux de travail automatisé avec Alf :

Les différentes étapes d’automatisation des flux de travail juridiques

Voici les différentes étapes à suivre pour composer votre propre flux de travail automatisé :

1. Cliquez soit sur le bouton « Composer » juste en dessous du logo ou cliquez sur le menu de gauche et choisissez le menu déroulant « Composer« .

Puis sélectionnez le lien « Procédures » et cliquez sur le bouton « Créer » sur la page des procédures. 

2. Vous êtes maintenant sur la page « Créer Procédure« . Remplissez les détails suivants :

• Nom: Quel nom interne donner à votre workflow ? Vous pouvez créer un simple flux de travail consistant à générer une attestation pour votre usage interne ou un flux de travail complexe comme la création d’une nouvelle société à proposer à vos clients. Les possibilités sont ici illimitées.
• Description: Décrivez le workflow que vous créez. Ajoutez une brève description du processus que vous automatisez à l’aide de cette procédure.
• Titre: Donnez un titre à votre flux de travail. Les titres sont ce que vos utilisateurs verront lorsqu’ils commenceront à utiliser le flux de travail. Vous pouvez simplement nommer votre titre comme votre nom ou par exemple choisir le nom de la société, le nom du client, un numéro d’identification pour plus de personnalisation.
  

3. L’étape suivante est de cliquer sur le bouton « + » pour construire votre workflow avec les étapes créées et les nommer si nécessaire avec une description pour chaque étape. Alf propose plusieurs fonctionnalités pour vous permettre de construire votre workflow. Vous pouvez trouver plus d’informations ici sur la façon d’utiliser ces fonctionnalités pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités d’alf. 
   

4. Vous pouvez ajouter autant de tâches prédéfinies que nécessaire à votre workflow en fonction de la complexité et des besoins à l’automatisation d’un processus. La création d’une simple attestation peut se faire en 4 étapes, alors que la création d’une société peut aller jusqu’à 35 étapes comprenant de multiples questionnaires, e-mails, documents, signatures, paiement, annonces légales, etc.

5. Si vous souhaitez configurer votre workflow en plusieurs langues, n’hésitez pas à créer un onglet pour chaque nouvelle langue et à ajouter le nom et la description de l’étape dans la langue respective, et voilà!

Vous pouvez ajouter autant de tâches prédéfinies que nécessaire à votre workflow en fonction de la complexité et des besoins à l’automatisation d’un processus. La création d’une simple attestation peut se faire en 4 étapes, alors que la création d’une société peut aller jusqu’à 35 étapes comprenant de multiples questionnaires, e-mails, documents, signatures, paiement, annonces légales, etc.

Enfin, cliquez sur le bouton « Enregistrer » et vous trouverez votre nouveau workflow dans la liste des procédures disponibles sur la plate-forme, avec un flux de processus de toutes les étapes, ainsi que leur description sous chaque étape.

Vous l’aurez compris, il n’a jamais été aussi simple de construire des flux de travail automatisés pour vos tâches juridiques. Aucun besoin de compétences en code, tout se fait via la plateforme de manière simple et intuitive.

Grâce à l’automatisation des tâches juridiques, vous serez en mesure de gagner jusqu’à 20% de votre temps de travail à de nouvelles missions à forte valeur ajoutée pour vos clients.

Les métiers du droit et des chiffres sont amenés à évoluer fortement au cours des prochaines années. Prenez une longueur d’avance sur vos concurrents en développant dès à présent une nouvelle organisation du travail pour votre cabinet axée autour de l’automatisation des processus juridiques. Grâce au logiciel de gestion des contrats, vous serez ainsi libéré de nombreuses tâches administratives et/ou redondantes chronophages dans votre quotidien pour vous concentrer uniquement sur ce qui compte vraiment pour vos clients.

Avocate depuis 20 ans auprès de cabinets d’avocats internationaux et grands groupes (Canal+, PwC legal, Nomos, Amazon) j’ai vécu ce constat de l’intérieur : trop de temps utile gâché pour faire le suivi régulier des tâches récurrentes et chronophages liées aux dossiers, à faible valeur ajoutée. C’est pour répondre à ce problème critique qu’a été pensé et développé Alf, la première plateforme d’automatisation des dossiers juridiques. Personnalisable, collaborative et accessible dans toutes les langues, Alf s’inscrit également dans une démarche GreenTech qui encourage l’innovation responsable par la réduction de vos émissions carbone.

Sabine Zylberbogen
Avocate et Fondatrice de Alf

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