Quelles données l’avocat peut-il collecter dans le cadre de la gestion de ses clients dès lors qu’il agit en tant que responsable de traitement ?

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Le cabinet d’avocats qui utilise les services d’Alf en logiciel Saas aura également le statut de responsable de traitement. A ce titre, il devra veiller notamment à :

  • Conserver un registre des activités de traitement dans la mesure où il s’agit de données personnelles non occasionnelles et notamment de données sensibles (ex : données de santé, données sur l’origine raciale, etc.) ou de données relatives aux condamnations et aux infractions pénales.
  • Par exemple, conserver les données le temps de la relation contractuelle entre l’avocat et son client. Au-delà, les données doivent être archivées pendant la période où la responsabilité de l’avocat pourrait être mise en cause avant l’effacement définitif des données.
  • Quant à sa communication des informations demandées par l’article 13 du RGPD à tout client au prospect, l’avocat peut les introduire par exemple : au sein de la convention d’honoraires, ou par email ou à l’occasion de la transmission d’une note d’honoraires, notamment pour régulariser la situation auprès des clients qui n’ont pas été correctement informés. En outre, les données traitées par l’avocat sont les données nécessaires à la constitution du dossier, qui peuvent être d’une sensibilité particulière et qui nécessitent donc des garanties spécifiques.
  • Dans un premier temps, selon le principe de minimisation de l’article 5 du RGPD, l’avocat ne doit collecter les données qu’une fois Adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement.
    Aussi, l’article 10 du RGPD prévoit que le traitement par l’avocat des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions sont des données particulières que des garanties spécifiques et des protections spécifiques sont prévues par le droit national.
    Il existe également une interdiction de principe à l’article 9 du RGPD portant sur certaines de ces données, telles que celles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques, des données relatives à la santé, à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle d’une personne Personne physique. Un aménagement est prévu pour la profession d’avocat concernant ces dernières si elles sont strictement nécessaires à la découverte, l’exercice ou la défense du droit de son client en justice.

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