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Les étapes clés d’une transformation digitale réussie pour les cabinets comptables et directions juridiques

Vous considérez qu’il est urgent pour votre structure de se moderniser ? Vous souhaitez traiter plus efficacement les tâches quotidiennes, trop gourmandes en temps et en énergie ? Le temps est venu de donner un coup de jeune à votre ERP vieillissant ?

Passer à l’étape suivante est une bonne décision : elle montre la vitalité de votre entité. Il s’agit de dynamiser votre environnement de travail, de gagner en efficience dans les processus, de recueillir, de traiter et stocker vos données internes et externes avec plus de transparence. Les outils robotiques permettent d’affiner la vision stratégique des dirigeants et donne la possibilité et de concentrer l’énergie de chaque collaborateur sur son cœur de métier.

Toutefois, la mutation d’une entité et de son système d’information n’est pas anodine. Il convient d’être attentif à la manière dont vous conduisez votre transformation digitale. Comment éviter les écueils et impairs en la matière ? Voici les étapes à suivre, recommandées par nos experts, pour une transition digitale réussie.

Se préparer en amont

La préparation est le maître mot pour toute transformation réussie. Quelle que soit la taille de votre entité, renouveler vos outils va avoir un impact sur votre système d’information, et sur la façon dont vos collaborateurs travaillent. Les processus qui vous sont familiers vont changer. Faites en sorte de préparer le terrain ! Pour commencer, recensez vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Rencontrez les porteurs de solution, testez différents outils, échangez avec les équipes, pour appréhender la solution qui vous correspond. Au sein de votre entité, désignez un interlocuteur pour assurer la chefferie de projet de cette transformation. Technophile et bienveillant, cet interlocuteur aura de bonnes capacités de coordinateur. Son rôle – à temps plein ou en plus de ses autres missions – consistera à accompagner les équipes sur le plan technique et humain, en veillant leur bien-être le temps que les nouveaux usages soient adoptés.

Communiquer, former et informer

Auprès de chaque personne de votre équipe, veillez à ce que l’information utile circule clairement avant, pendant et après la transition vers vos nouveaux outils numériques. Fixez une première réunion pour présenter la nouvelle solution et le calendrier de son déploiement. Soyez à l’écoute des questions de vos collaborateurs. À chaque étape, informez des évolutions et accompagnez le changement. Vous pouvez mettre en place un « Wiki » ou un chatbot pour répondre aux questions récurrentes et rédiger un « guide pratique ». Et, comme la mise en pratique est le meilleur moyen d’apprendre et de retenir des compétences, formez vos collaborateurs ! Ces séquences de formation seront en outre l’occasion de favoriser les échanges et la solidarité de votre équipe dans un moment de transition, potentiellement stressant. Pour tous les nouveaux entrants de votre entité, proposez une séance de formation.

Veiller à la sécurité et la compliance avec le RGPD

Toute transformation, migration, affectant les données de votre entreprise est sensible. Assurez-vous que le prestataire de services que vous choisissez respecte le cadre imposé par le RGPD. Entré en vigueur en mai 2018, le Règlement général sur la protection des données doit être respecté à la lettre, sous peine de sanctions pouvant atteindre 20 millions d’euros et 4% de votre chiffre d’affaire. Discutez-en avec vos pourvoyeurs de solutions, pour éviter de mauvaises surprises. Plusieurs solutions, comme alf, ont été mises au point par des avocats : ces outils respectent la RGPD « by design », ce qui peut permettre d’avancer avec l’esprit serein. Communiquez d’autre part avec votre responsable informatique sur la manière dont vos fichiers clients seront gérés. Si la taille de votre entité le permet, désignez un DPO (Délégué à la protection des données) : ce collaborateur aura pour mission de vous informer et conseiller, de vérifier la bonne application de la RGDP et d’assurer le cas échéant les communications avec la CNIL.

Assurer le suivi et anticiper les évolutions

Votre transformation digitale s’est déroulée sans embûches ? Félicitations ! Pour autant, le travail n’est pas terminé. Il va s’agir à présent d’assurer le suivi d’une part, et d’autre part d’anticiper les évolutions de votre système d’information. Cela signifie que vous allez vous assurer dans la durée – à différentes échelles : celle du mois, du trimestre, du semestre et de l’année – que vos collaborateurs sont à l’aise avec les outils et processus mis en place. Vous pouvez recenser leurs différents retours et avis, afin d’anticiper les évolutions. C’est le second point : si en effet votre entité continue à se développer, vous allez devoir intégrer de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils correspondant à vos nouveaux besoins. Là encore, essayer d’anticiper et de bien prendre la mesure de la fiabilité et de la solidité des outils que vous utilisez, pour pouvoir grandir avec eux et qu’ils soient en mesure d’accompagner votre croissance.

Pour conclure, aucune transformation digitale, même avec un outil « clé en main », ne peut se faire sans un minimum de préparation et d’anticipation. C’est d’ailleurs l’occasion de prendre une respiration, de faire le point sur votre cœur de métier et sur votre vision de la croissance, votre entité dans un futur proche et à plus long terme. Le second mot clé est celui de l’information : communiquez à chaque étape avec vos collaborateurs pour que la transition se fasse sereinement. Et puisque que la mise en pratique vaut mieux que la théorie, proposez à vos collaborateurs des formations. C’est aussi une garantie pour éviter les « boulettes » par la suite ! Enfin, assurez le suivi et veillez à la fiabilité et à la solidité de la solution choisie. Chez alf, nous sommes conformes au RGPD « by design », et nos clients nous font confiance avec plus de cinq années d’expérience dans l’automatisation des tâches administratives et légales.

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The milestones of a successful digital transformation for accounting firms and legal departments

Do you consider it necessary to improve the organization of your company? If you aim at dealing more efficiently with everyday tasks and giving a boost to your aging information system, please read carefully the following.

Moving on to the next step is a good decision for a company. It's all about boosting your work environment, making processes more efficient, people happier at their tasks, collecting, processing and storing your data with greater transparency. The robotic tools greatly help refine the strategic vision of the leaders. It also gives the opportunity to focus energy on core business tasks with added value.

However, mutating an entity and its information system is not something trivial. Special attention must be given to ensuring that your transformation is well conducted. Some pitfalls are to avoid. Our experts have set 4 important milestones for a successful digital transition.

Anticipate

Preparation is key to any successful transformation. No matter the size of your entity, renewing your technical tools will have strong impact on your information system and the way employees work. Make sure to set the stage ! To begin, identify your needs and those of your teams. Meet the solution holders, run tests with different tools, communicate with the teams, be patient until you are informed enough and ready to pick up the solution that suits you most. Then, give to someone the project leadership of your transformation. Technophile and benevolent, he or her will have good coordinating skills. His or her role - on a full-time basis or in addition to other missions - will be to accompany teams on a technical and human level and ensuring their well-being while new uses are adopted.

Communicate, train & inform

With each person in your team, ensure that useful information flows clearly before, during and after the transition. Set up an information meeting at a very early phase, to present your team the new tools and schedule for deployment. Listen to every question and uncertainty from your employees. At each stage, inform them before processing. You can profitably create a "Wiki" or a chatbot that answer to recurring questions. And since practice is the best way to learn and retain skills, train your staff. These training sessions are also opportunities to build solidarity in a moment of transition that is potentially stressful. For all new entrants in your entity, offer a training session.

Ensure safety and compliance with the RGPD

Any transformation affecting the data of your company is sensitive. To begin, make sure that the service provider you choose respects the framework imposed by the RGPD. Entered into force in May 2018, General Data Protection Regulation must be strictly adhered to, subject to penalties of up to 20 million euros and 4% of your revenues. Discuss with your solution providers to avoid unpleasant surprises. Several solutions, such as alf, have been developed by lawyers: such tools respect the RGPD "by design", which allow to move forward with peace of mind. Also, communicate with your IT manager about how your client files will be managed. If the size of your entity allows it, you may want to appoint a DPO (Data Protection Officer). He or her will be responsible for informing and advising you, checking the application of the RGDP and ensuring proper communication with the CNIL.

Monitor and prepare for the step further

Your digital transformation went smoothly? Congratulations! However, the work is not done already – it never is. It will now be a matter of following up on the one hand, and on the other hand of anticipating the next steps for you. This means that you will ensure over time - at different scales: month, quarter, semester and year - your employees are comfortable with the news tools and processes. Listen carefully to what they have to say. Because soon, you will have to integrate new features and tools to meet their needs and get more and more efficient. Again, try to anticipate. You really must assess the reliability and strength on the long run of the tools you use, so you can grow with them.

In conclusion, no digital transformation – even with a "turnkey" tool - can be successful without a minimum of preparation and anticipation. Take up this challenge ! This is a great opportunity to move a step backwards and redefine the purpose and ambitions of your company. The second key word is information: communicate at each step with your employees so that they are at ease with the transition going and understand its purpose. And since putting it into practice is better than theory, offer your employees training. It is also an additional safeguard to avoid misfires afterwards (but don’t worry, there will be mistakes !). Finally, ensure follow-up and ensure the reliability and strength of the chosen solution. At alf, we are compliant with the RGPD "by design" and our clients trust us with more than five years of experience in the automation of administrative and legal tasks.